¿Cuáles son los mejores softwares para pymes que puedes utilizar para digitalizar tu negocio? Para intentar resolver a esta pregunta he hecho una recopilación de los softwares que considero más útiles para pequeñas empresas.
Todos los programas son software como servicio (SaaS) que se encuentran en la nube y se utilizan directamente a través de Internet. Es decir, esta lista no incluye ningún programa que deba instalarse en tu propio ordenador para poder ser utilizado.
Este tipo de programas son mi opción favorita para digitalizar un pequeño negocio por su facilidad de uso e implementación, su precio reducido y su escalabilidad. La mayoría de estos softwares son de pago mensual, lo que evita tener que realizar una gran inversión inicial para adquirirlos.
Además todas estas aplicaciones son muy integrables, lo que quiere decir que pueden comunicarse entre sí y nos permite sacar mucho más partido a estas herramientas al poder utilizar varios programas distintos pero conectadas dentro de un mismo sistema.
Si quieres unas pautas sobre cómo elegir estas herramientas y cómo aplicarlas para lograr digitalizar distintas áreas de tu empresa puedes echar un vistazo a la guía digital para pymes.
Contenido
Digitalización de procesos internos
📅 Gestión de reservas
Puedes automatizar la reserva de citas a través de un sistema de reservas sincronizado con tu calendario. Estos sistemas permiten automatizar no solo la reserva sino también la cancelación o la reprogramación de citas. Además permiten que los clientes hagan el pago online y te aporten datos sobre la reunión a través de un formulario.
Calendly y Acuity Scheduling son programas más orientados a la reserva de citas y Timp es un software integral para negocios basados en reservas de horas que incluye otras funciones de gestión de negocio.
Puedes ver un análisis de estos programas y otros que te permiten planificar recursos o gestionar reservas para alojamientos turísticos en este artículo.
📄 Facturación y contabilidad
Los mejores softwares para facilitar y automatizar la generación de facturas, la contabilidad, el registro de datos de tus clientes y la presentación de impuestos son:
Con estos programas no solo puedes generar tus facturas de forma más sencilla, sino que también te permiten almacenar tus datos de clientes y pueden integrarse con métodos de pago online como Stripe para permitir pagar online tus facturas.
También permiten la conciliación bancaria y facilitar la gestión de remesas bancarias (Factura Directa), integrarse con sistemas de pago online (Quaderno) y la firma de facturas (Invoice Ninja).
Si quieres saber más sobre estos programas y sus opciones puedes ver este análisis de los mejores softwares de facturación.
📈 Sistemas de gestión integrales (ERP)
Un ERP (Enterprise Resource Planing o de planificación de recursos empresariales) son aplicaciones “todo en uno” que incorporan todas las herramientas que una empresa necesita para su gestión: facturación, contabilidad, inventario, CMS, gestión de proyectos, recursos humanos, producción, distribución… Dos sistemas ERP recomendados para pymes por su facilidad de uso y posibilidades de integración son:
Holded es un ERP sencillo pero potente, muy adecuado para pequeñas empresas y muy sencillo de implementar y utilizar.
Zoho One es una completa suite de herramientas en la nube para administrar distintas áreas del negocio que se encuentran integradas entre sí.
Otras opciones de ERP son Odoo y Debitoor, que son algo más complejos y pero siguen siendo una opción recomendable para pymes. Ambos programas son open source y aunque tienen una versión en la nube también es muy común utilizarlos autohospedados. Para implantarlos es muy aconsejable contar con la ayuda de un experto.
⚙️ Automatización de flujos de trabajo
El funcionamiento aplicaciones de automatización como Zapier o Integromat se basa en que funcionan como un puente entre varias aplicaciones y nos permiten personalizar flujos de trabajo automáticos entre ellas.
Este tipo de programas conectan dos acciones de forma que «si pasa esto» (acción que desencadena la automatización o trigger) «haz que pase esto otro» (acción consecuencia).
Lo interesante de estas aplicaciones es que no solo permiten vincular varias aplicaciones y conectar acciones, sino que podemos personalizar estas acciones y el modo de intercambiar datos entre aplicaciones.
Por ejemplo al recibir un pago online puedes generar la factura con estos datos en una aplicación de facturación y enviarla al email del cliente con otra tercera aplicación de correo electrónico. De forma automática, ¡es casi mágico!
Para poder automatizar tareas con Zapier o Integromat es necesario que los programas que utilices se integren con estas herramientas (puedes ver más información sobre esto en este artículo).
Virtualización del trabajo en equipo
💻 Suites de ofimática
Las suites de productividad son sistemas que incluyen un conjunto de herramientas de ofimática, comunicación y colaboración.
Las opciones más utilizadas son Google Workspace, Microsoft Office 365 y Zoho WorkDrive y los principales programas de las que constan estos sistemas son:
Usar estas herramientas en la nube para crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones tiene muchas ventajas respecto a utilizar Word, Excel o Power Point en sus versiones descargables en el ordenador.
Cambiar hacia el uso de estas aplicaciones cloud es un paso muy importante para poder digitalizar tu empresa que te permite tener acceso en todo momento a tu información, posibilitar la colaboración en la generación de documentos y facilitar el teletrabajo.
🗨️ Aplicaciones de mensajería
La comunicación dentro de tu equipo es un aspecto muy importante. En ocasiones puede que te sirva con el correo electrónico, pero en otros casos puede que un sistema de mensajería instantánea sea más efectivo.
Whatsapp o Telegram son buenas opciones de mensajería por su facilidad de uso y comodidad pero debes pactar las normas de uso y límites. Otra opción más avanzada con muchas opciones orientadas a mejorar la comunicación de equipos es Slack.
📹 Aplicaciones de videoconferencia
Cada vez son más frecuentes las reuniones virtuales. Tres aplicaciones para realizar videollamadas con tu equipo o tus clientes son Zoom, Whereby y Skype.
Puedes combinar este tipo de aplicaciones con sistemas de reservas como Calendly o Acuity Scheduling para permitir reservar citas para reuniones online y enviar el enlace para la videoconferencia de forma automática.
✅ Organización y gestión de tareas
Algunas herramientas que te permiten mejorar tu gestión de proyectos, planificar tus tareas y potenciar la colaboración de tu equipo son:
Trello es una conocida herramienta de trabajo colaborativo que te permite organizarte a través de tableros, listas y tarjetas.
Asana es una opción similar a Trello pero que incluye opciones algo más avanzadas.
Clickup incluye además otras herramientas de organización como de documentación, de grabación de pantalla y de control del tiempo empleado en cada tarea (timetracking).
📁 Base de datos y documentos colaborativos
Aunque almacenar tu información en una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets es una opción sencilla no es la forma más eficaz de gestionar tus datos.
Algunas herramientas para gestionar información con un montón de posibilidades de colaboración e integración con otras aplicaciones son:
Estas son aplicaciones muy flexibles y puedes adaptar su uso a distintas situaciones. Por ejemplo puedes utilizarlas para gestionar tus tareas y proyectos o para gestionar la relación con tus clientes (como un CRM).
Permiten trabajar con información no solo en una vista de tabla, sino también en vista de tarjetas, tableros (modo Kanban) y calendario y también permiten generar formularios
Airtable es una aplicación que mezcla una base de datos con una hoja de cálculo y es una opción muy sencilla pero muy potente para gestionar tu información.
Coda combina las posibilidades de una hoja de cálculo con la flexibilidad de un editor de documentos y permite generar documentos interactivos de funcionamiento similar a aplicaciones simples.
Notion es similar a Coda pero incluye menos opciones de cálculos y fórmulas y está más orientado a la generación de wikis, documentos y notas donde recopilar toda la información necesaria para tu negocio.
🗂️ Almacenamiento en la nube y envío de archivos
Otras programas que pueden ser útiles para el almacenamiento de archivos en la nube y el envío de archivos de gran tamaño son:
Amazon S3 es una herramienta de Amazon Web Services para almacenar archivos a los que no se accede de forma frecuente, por lo que es muy adecuado para almacenar copias de seguridad.
Wetransfer es una herramienta para solucionar la limitación de envío de archivos pesados por correo electrónico. Permite enviar archivos de hasta 2 GB en su versión gratuita y hasta 20 GB en su versión de pago.
Relación con clientes
👥 Gestión de clientes (CRM)
Si en tu negocio tiene gran importancia la labor comercial necesitarás utilizar un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM o Customer Relationship Manager).
Estos softwares te permiten registrar las interacciones con tus clientes, gestionar las oportunidades de venta, clasificar y segmentar tus contactos y mejorar la atención al cliente. Zoho CRM, Pipedrive y Hubspot CRM son tres opciones adecuadas para pequeñas empresas.
❔ Formulario y encuestas
Algunas herramientas de formulario muy útiles son:
Con estas herramientas puedes recoger datos de forma ordenada o crear encuestas sobre las necesidades de tus clientes o retroalimentación sobre tu servicio. Te permiten introducir las respuestas obtenidas en una hoja de cálculo para mejorar la gestión de tu información.
Incluyen además funcionalidades avanzadas y permiten recibir pagos (Typeform y Jotform), incluir un campo de firma electrónica y generar y enviar documentos de forma automática con los datos recogidos (Jotform) o lograr una comunicación muy interactivas y chatbots (Tripetto).
📧 Email marketing
Si necesitas enviar correos electrónicos de forma masiva no podrás hacerlo con una aplicación de correo electrónico como Gmail, Outlook o Yahoo. Necesitarás utilizar una aplicación de email marketing como estas:
Estas herramientas no solo permiten enviar correos sino que incluyen herramientas que te ayudan a gestionar tus campañas de email marketing. Permiten segmentar contactos, crear automatizaciones de secuencias de emails y obtener estadísticas de lectura y clic de los envíos.
SendFox es una aplicación que destaca por su sencillez y su facilidad de uso que puede ser suficiente si no necesitas opciones de automatización de correos avanzadas.
Mailchimp es la herramienta de email marketing más conocida que no solo permite el envío de correos sino que funciona como una plataforma de marketing con muchas funcionalidades.
Sendinblue incluye opciones de envío de SMS, chat y generación de landing pages y permite opciones de automatización de marketing avanzadas.
💬 Atención al cliente
Cada vez es más importante la comunicación con el cliente a través de los nuevos canales digitales, y para mejorar esta atención al cliente podemos utilizar estos programas:
Whatsapp Business es un canal muy cómodo para los usuarios, pero tienes que tener cuidado con no ser intrusivo.
Otros servicios de soporte y atención al cliente son Zendesk, Hubspot Service Hub y Zoho Desk que incluyen sistemas de tickets de soporte y mensajería.
Presencia online
👨🏼💻 Creadores de sitios web
La opción más sencilla para gestionar tu página web es a través de softwares de creación de sitios web. Te permiten diseñar tu página web y la alojan, es decir almacenan los datos de las que consta online.
Carrd es una herramienta que te permite crear sitios web de una sola página muy simple pero que puede ser suficiente para muchos pequeños negocios.
Squarespace es un creador de sitios web que incluye una interfaz muy intuitiva para el diseño web.
Ambas son herramientas muy fáciles de usar con el que cualquier puede crear páginas web muy básicas de forma sencilla.
Webflow es una herramienta más potente pero mas compleja de usar por lo que su uso está más orientada a profesionales del diseño web.
Si necesitas una página web más avanzada es posible que sea mejor que optes por un sistema de gestión de contenidos como WordPress para crear tu página web y que encargues su diseño a un profesional del desarrollado web. Puedes encontrar más información sobre estas y otras plataformas que puedes usar para crear tu página web en este artículo.
🛒 Sistemas de venta online
La brecha de usuario de las compras por Internet se reduce cada vez más y cada vez estamos más habituados a comprar online. Es una opción de pago muy cómoda para los clientes y que te permite automatizar tus ventas que puedes implementar con herramientas como:
Stripe es una pasarela de pago con la que además podemos insertar botones de pago fácilmente en nuestra página web.
Gumroad es una aplicación para convertir tu página web en tienda online incrustando las páginas de venta de tus productos.
Shopify es una plataforma de tienda online muy completa y sencilla de poner en marcha.
Para conocer más sobre estas y otras posibilidades para vender online puedes echar un vistazo a este artículo.
Puedes beneficiarte de las ventajas de los pagos online incluso aunque no vendas productos físicos sino servicios. O aunque no realices envíos, los clientes pueden reservar y pagar antes estos productos online y pasar a recoger tus productos a tu local. Esto es especialmente útil si tus productos tardan un tiempo en prepararse o entregarse, porque te permite automatizar la toma de pedidos para evitar que tengan que acudir en persona o llamarte y ahorra esperas innecesarias.
¡Y hasta aquí la recopilación de los mejores programas en la nube para pymes! 👏🏼
Espero que te haya servido para encontrar la herramienta perfecta que puede ayudarte a ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de las actividades de tu negocio.
