Descubre los mejores sistemas de reservas online y automatiza tus reservas

¿Quieres automatizar tus reservas online? Hay muchos programas y aplicaciones disponibles para permitir a tus clientes hacer las reservas de tus servicios desde tu página web de forma automática y ahorrar tiempo y esfuerzos en gestionar a mano todas tus citas.

Como cada sistema de reservas online está enfocado a distintos sectores o necesidades vamos a ver de forma general las opciones más comunes para que puedas encontrar el que mejor se ajusta a tus requerimientos.

🏆¿Cuáles son los mejores sistema de reservas online?

👉 Si lo que estás buscando es un sistema de reserva de sesiones para servicios como consultorías u otras reuniones con clientes una opción muy utilizada es Calendly, que permite reservar cita de forma muy sencilla. Una alternativa que además permite una mayor personalización y opciones más complejas es Acuity Scheduling.

👉 En el caso de que quieras un sistema todo en uno desde el que poder administrar tu negocio basado en una reserva de horas Timp y Vcita son dos buenas opciones. Estos dos programas te permiten realizar una gestión integral, incluyendo otras funciones como facturación, herramientas de marketing y comunicación con los clientes.

👉 Si necesitas un sistema que incluya opciones de planificación de recursos puedes utilizar Timify.

👉 Por último si lo que estás buscando es un software para tomar reservas desde la página web de tu alojamiento turístico y que se sincronice con otras plataformas como Bookings o Airbnb necesitas un sistema que incluya un motor de reservas y un channel manager como Cloudbeds o Wubook.

La mayoría de estos programas son software como servicio, es decir plataformas en la nube de pago mensual que tienen distintos planes de precio en función de las características que permiten.

¿Hay muchas opciones verdad? Sigue leyendo porque vamos a ver más fondo qué es lo que te permiten hacer todos estos programas para que puedas elegir el sistema de reservas que más se ajuste a tus necesidades.

✔️ ¿Qué puedes hacer con un sistema de reservas online?

Las características más interesantes que tienes que ver si necesitas que cubra el sistema que buscas son:

📅 Sincronizar calendarios externos como Google Calendar, o los calendarios de iCloud y Outlook, para no permitir reservas si ya hay otra actividad en ellos.

🕐 Establecer los horarios en los que se permite la reserva de cada servicio.

💳 Permitir realizar el pago online de las sesiones para la reserva de la cita.

❌ Dejar a tus clientes cancelar o reprogramarla cita sin depender de ti.

📨 Permitir personalizar los emails enviados al cliente para confirmar la cita y programar recordatorios cuando se acerque el día de la reserva.

❓ Permitir al cliente rellenar un formulario de preguntas para poder obtener información sobre la sesión o dejarnos un mensaje.

🌐 Integrar en tu web la página de reservas.

🕐 Sistemas externos de reserva de citas

Vamos a comenzar viendo Calendly y Acuity Scheduling, dos softwares que nos permiten definir unos horarios en los que estamos disponibles y permitir la reserva de cita dentro de esos horarios.

Para ello esta aplicación genera una interfaz de reserva con un calendario en la que el cliente puede ver los horarios disponibles y seleccionar la fecha y hora que mejor le venga.

Lo más habitual es que quieras insertar este calendario de reservas en tu página web, y estos programas permiten generar un código para hacerlo de forma sencilla. Sin embargo, si no tienes página web y simplemente quieres enviar un enlace a tus clientes desde el que puedan reservar también puedes hacerlo.

Calendly te permite sincronizar distintos calendarios y enviar notificaciones automáticas por correo electrónico para recordar la cita. También puedes crear un formulario de preguntas para cada evento para que el cliente rellene al hacer la reserva. El plan Pro permiten pagar para hacer la reserva de la sesión a través de Stripe.

Lo más habitual es utilizar Calendly para la reserva de citas 1 a 1, aunque también permite hacer reservas para grupos. Se integra con Zapier y con Integromat para poder comunicarse con otras aplicaciones.

Acuity Scheduling te permite hacer todo lo que acabamos de ver con Calendly y además incluye otras características de reservas avanzadas. Por ejemplo puedes vender packs de sesiones, un servicio de membresía, permitir elegir al cliente el importe que quiere pagar o tomar los datos de la tarjeta pero sin hacer el cobro al reservar.

💼 Sistemas de gestión integral de negocio

Si tienes un negocio basado en una reserva de horas puedes utilizar un software como Timp o Vcita para facilitar no solo la gestión de tus reservas sino muchos otros aspectos de tu empresa.

TIMP es un software orientado a la gestión integral de negocios de fitness, bienestar, fisioterapia, belleza y academias.

Incluye un sistema de reservas en la web y mediante una aplicación propia que permite la gestión de horas de distintos profesionales y en distintas salas. Además incluye un sistema de cola con el que puedes apuntarte a una sesión aunque ya esté reservada por si el anterior se da de baja.

TIMP permite hacer cobros puntuales o recurrentes a través de Stripe, generar facturas y administrar la contabilidad, e incluye un CRM de clientes. Además tiene un dashboard que puede facilitarte la analítica de algunos aspectos de tu negocio.

Por último TIMP puede ayudarte a mejorar la relación con tus clientes. Incluye un sistema de gestión de clientes y permite comunicarte con ellos a través del email o desde la propia aplicación, facilitando cumplir la ley de protección de datos. También permite funciones como crear rankings de participantes para dinamizar la comunidad, envíos de SMS e incluso crear una tienda dentro de TIMP.

Vcita es otro software que puede permitirte facilitar la administración de tu negocio basado en reservas. Es muy completo e incluye funcionalidades en las áreas de la gestión empresarial, el marketing, la relación con clientes y los recordatorios.

Permite reservar cita a través de un widget que puedes integrar en tu web, desde tu página de Facebook o la propia página de Vcita. Incluye un portal de cliente desde el que pueden ver sus citas y pagos pendiente, hacer pagos, reservar nuevas citas, enviar y recibir mensajes y compartir archivos.

Tiene un sistema de gestión de clientes y permite realizar seguimientos personalizados y programar recordatorios automáticos. Permite los pagos en línea y tiene un sistema de facturación para facilitar la creación y el envío de facturas. Tiene integración con Zapier para facilitar la comunicación con otras aplicaciones.

🛠️ Sistema de reservas con planificación de recursos

Si buscas un sistema de reservas que te facilite la planificación de recursos puedes optar por Timify.

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Este software te permite asignar recursos como personas, salas o maquinaria a cada servicio y comprueba de forma automática el horario en el que todos los recursos requeridos están disponibles y por tanto se puede hacer la reserva.

Entre muchas otras incluye funciones de pagos online, de notificaciones por email, de widget de reservas para integrarlo en tu página web y de reprogramación de reservas.

También permite sincronizar con los calendarios de Google y de Office 365, tener un historial con las citas de los clientes y generar citas recurrentes.

🏨 Sistemas de reservas para alojamientos turísticos

Si estás buscando un programa de reserva para hoteles o alojamientos turísticos los sistemas que hemos visto antes no son son los más adecuados. En estos casos lo más habitual es que quieras sincronizar las reservas desde tu web con las reservas en otros canales como Booking o Airbnb.

Por lo tanto para gestionar las reservas de un hotel, albergue o apartamento tendrás que buscar un motor de reservas que pueda integrarse con un channel manager que permita la sincronización automática en todas las plataformas de reservas que utilices. Al ser tan específicos del sector del alojamiento muchos de estos softwares incluyen también funciones propias de un PMS (sistema de gestión hotelera).

Algunos softwares de este tipo que pueden serte de utilidad en este caso son WuBook, Cloudbeds, Little Hotelier, Octorate, Cloudbeds, Avirato, Banana Desk, Wubook y Smoobu.

Espero que este repaso por las principales opciones de softwares de reservas que puedes utilizar para automatizar la gestión de las reservas de tu negocio de forma simple pero potente te haya ayudado a descubrir algún programa que puede ayudarte. 📅🕐

Descubre los mejores programas fáciles de usar pero muy potentes para automatizar tus tareas y ahorrar tiempo, esfuerzo y estrés a diario en tareas repetitivas.

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