¿Eres una de tantas pymes que tiene una plantilla de Word o de Excel con la que creas manualmente tus facturas, que luego adjuntas en un correo a tus clientes y guardas en una carpeta de tu ordenador?
¿Qué pasa si metes la pata en la numeración? ¿O si se estropea tu ordenador y pierdes la información al completo? ¿No sería mejor automatizar la generación y el envío de facturas?
La solución a todo esto existe, es utilizar un programa para ayudarte a gestionar tus facturas. Algunos de estos programas te permiten incluso automatizar la facturación y administración de las facturas conectándose con la aplicación o el sistema a través del cual recibes los pagos.
Sigue leyendo para ver más fondo qué es lo que te permite un buen software de facturación y para conocer mejor que te ofrecen estos programas de facturación que pueden ayudarte a simplificar la creación y el envío de tus facturas, lo que supone un ahorro en tiempo y dinero a largo plazo.
Contenido
¿Qué puedo hacer con un software de facturación?
Hay muchos softwares disponibles y para decidirnos por uno u otro tendremos que tener en cuenta qué es lo que nos permite cada uno. ¿Qué es lo que puedes hacer con un software de facturación?
Las características mínimas básicas
Las funcionalidades básicas que cualquier software de facturación medio decente debería permitirte cubrir son las siguientes:
✔️ Guardar y administrar de la información de tus clientes y tus productos en una base de datos para poder seleccionarlos al crear la factura y hacerlo de forma mucho más rápida y cómoda.
✔️ Adecuar los impuestos a tu caso, establecer unos impuestos por defecto y modificarlos individualmente si es necesario.
✔️ Establecer el formato de numeración de facturas que necesites e indicar en que número empieza y genera la numeración correlativa de forma automática.
✔️ Personalizar el formato de las facturas para adecuarlas a tu imagen de marca, por ejemplo cambiando el color, el tipo de letra y añadiendo el logo de tu empresa.
✔️ Permitir la utilización de varias series de facturación y la generación correlativa de facturas dentro de estas series de forma automática.
Otras funcionalidades recomendables
Los buenos softwares de facturación incluyen además las siguientes características, que pueden ser muy útiles:
✔️ Te dan la posibilidad de crear facturas recurrentes para ventas periódicas o servicios regulares.
✔️ Te permiten enviar las facturas a los clientes con un solo clic desde la propia aplicación.
✔️ Cuentan con un Portal de cliente desde el que tus clientes puedan ver todas sus facturas
✔️ Tienen integración con métodos de pago para permitir el pago de tus facturas
✔️ Incluyen conciliación bancaria para que los movimientos que se realicen en tu cuenta se sincronicen automáticamente.
✔️ Facilitan la gestión de remesas bancarias para las domiciliaciones bancarias SEPA.
✔️ Cuentan con el cálculo automático de impuestos para la venta internacional de productos digitales.
✔️ Permiten la conexión con herramientas de integración como Zapier o Integromat.
✔️ Disponen de herramientas para facilitar la contabilidad.
✔️ Dan la posibilidad de emitir facturas electrónicas
✔️ Cuentan con la presentación automática de los distintos documentos de impuestos.
Incluso algunos softwares cuentan con CRM (programa de gestión de clientes) y/o con gestión de proyectos, algo muy útil para permitirte llevar un mejor control de tus clientes y tareas.
No es imprescindible, pero también puede ser muy útil que el programa permita generar presupuestos, o trabajar con otro tipo de documentos como albaranes, pedidos de venta, pedidos de compra, facturas proforma y facturas simplificadas.
Incluso en algunos casos puedes llevar tu propia contabilidad desde este tipo de programas, tanto financiera como analítica. Aunque lo normal suele ser externalizar estas tareas contables en gestorías, que ya cuentas con programas contables más completos los módulos de contabilidad de este tipo programas pueden ser suficientes para casos sencillos.
A la hora de elegir un software de facturación hay que tener en cuenta que la normativa fiscal puede variar bastante según el país.
Por eso softwares muy utilizados en otros países puede que no se ajusten del todo a las necesidades españolas porque les falte alguna característica importante. Por ejemplo si eres autónomo y emites una factura con retención del IRPF este importe se resta del total de la factura y es posible que esta funcionalidad no la contemplen algunos softwares de otros países. Y los softwares extranjeros tampoco te permitirán características como la presentación de impuestos.
Los programas que vamos a ver son españoles, o pueden adaptarse a la fiscalidad española.
Otro aspecto que no he mencionado aún pero que me parece imprescindible es que todos los softwares que vamos a ver se encuentran en la nube.
En mi opinión es algo obligado porque te permite acceder a todas tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo y es una opción mucho más segura para guardar tus datos.
Una vez hemos visto cuáles son las características que puedes tener en cuenta a la hora de decantarte por un software de facturación u otro vamos a ver qué softwares de facturación puedes utilizar.
¿Cuáles son los principales softwares de facturación?
Mis softwares preferidos para gestionar la facturación son Holded, Stel Order, Factura Directa, Quaderno e Invoice Ninja.
Uno de los motivos por los que me gustan estos programas es porque permiten la integración con herramientas de automatización como Zapier (los cuatro de forma directa) o Integromat (Invoice Ninja y el resto a través de la API). Pero no es la única razón, ya que además estos tres programas son muy completos, y cumplen con la mayoría de los elementos que hemos visto antes.
Vamos a ver estos softwares más a fondo un poco más abajo para que entiendas la diferencia entre todos ellos y cuando deberás elegir uno u otro. Y también vamos a ver cuál es el precio de los diferentes planes, qué permiten cada una de estas herramientas y sus características.
Otras opciones de softwares de facturación que también son interesantes son Billin, Quipu y Billage.
Holded: la opción más completa, con mucho más que facturación.
El programa en la nube Holded es una muy buena opción como sistema de facturación para pequeñas empresas. El punto fuerte de Holded es precisamente la gestión de ingresos y gastos, e incluye funciones para llevar la contabilidad, permite la presentación de impuestos y el control de la tesorería (cassflow).
Pero Holded es mucho más que un programa de facturación y contabilidad, ya que además incluye otros módulos que lo convierten en un sistema de gestión integral, es decir un ERP sencillo. Además de generar tus facturas y controlar tus gastos te permite otras muchas funciones como gestionar la relación con los clientes (embudo de ventas), organizar tareas y proyectos o administrar tu inventario.
Holded tiene varios planes de precio, que van desde los 15€/mes para autónomos o microempresas hasta los 199€/mes para empresas más grandes que necesitan hasta 15 usuarios y funciones avanzadas.
La gran ventaja de Holded es tiene un equilibrio muy conseguido entre la facilidad de uso y la funcionalidad ha conseguido tener una interfaz muy agradable e intuitiva, sin por ello renunciar a ser una de las opciones más completas.
En cuanto a las integraciones, Holded incluye integraciones nativas con Stripe, Paypal, Woocommerce, Shopify, Prestashop y Amazon y además se puede conectar con Zapier y Make así que es una de las opciones más avanzadas en este sentido.
Stel Order, gestión ágil y completa de tu negocio
Stel Order es otro software de gestión de negocio que incluye funciones de facturación muy adecuado para autónomos o pequeñas empresas, y una de las opciones mejor valoradas por sus usuarios.
Destaca de este programa sus funciones para empresas de servicios y SAT, que incluyen gestión de órdenes de trabajo, técnicos y partes de intervención. Su aplicación móvil también es bastante completa y orientada a la movilidad.
Stel Order tiene dos versiones, una más básica y orientada a la facturación, desde 18€/mes, y otra orientada a la gestión total de negocio (ERP), desde 27€/mes con 1 usuario y 13,5€/mes por usuario extra.
Estos son los precios si contratas una suscripción de 2 años, con suscripción mensual los precios serían de 24€/mes (facturación) o 36€/mes (ERP) y 18€/mes el usuario extra.
Factura directa: para la mayoría de autónomos o pequeñas empresas
Factura Directa es un software muy fácil de utilizar y bastante completo. Sí eres un autónomo o una pequeña empresa lo más normal es que cubra tus necesidades sin problemas.
Algunas de los aspectos con las que cuenta Factura Directa y que no tienen ni Quaderno ni Invoice Ninja son la conciliación bancaria y la gestión de remesas bancarias. Por lo tanto si lo que quieres es un sitio desde donde organizar los pagos que te hacen por transferencia bancaria o mediante domiciliación bancaria SEPA y poder generar las facturas de forma sencilla Factura Directa es la herramienta que más se ajusta a tu caso.
Otra de las características de Factura Directa es que dispone de aplicación para Android y para iOS, lo que es una funcionalidad muy interesante si quieres poder gestionar tus facturas desde el móvil.
Factura directa incluye un plan gratuito de hasta diez clientes y diez productos y tiene estos tres planes de pago:
El plan de 10€ al mes está limitado a 100 clientes y 25 productos. El plan de 20€ al mes permite clientes y productos ilimitados, la conexión con Zapier y otras cosas como la conciliación bancaria y la presentación de impuestos en un clic. El plan de 40€ al mes además de las características de los planes anteriores incluye herramientas para gestionar la contabilidad.
Quaderno: lo que buscas si vendes online
Si tienes una comercio online o realizas la mayoría de tus ventas online Quaderno es la opción de facturación que más se ajusta a tus necesidades. Los puntos fuertes de Quaderno son que permite el cálculo automático de impuestos con un sistema propio de checkout y las posibilidades de integración.
Según una normativa que entró en vigor en 2015, si vendes productos completamente digitales a otros países de la Unión Europea tienes que facturar el IVA en función del país de residencia del comprador y liquidarlo en ese país. Puedes ver más información aquí.
Si vendes productos digitales, pero no tienes muchas ventas en otros países de la Unión Europea esto no te afecta, ya que en 2019 esta normativa se actualizo para permitir a las empresas que facturan menos de 10.000€ al año en la venta de productos digitales en países extranjeros de la Unión Europea facturar con el IVA de su país (o al menos eso tengo entendido, aunque consúltalo con tu gestor por si acaso).
Sin embargo si tus ventas en países extranjeros de la Unión Europea superan este importe y necesitas un sistema de facturación automática que te calcule correctamente las tasas en función del país del comprador Quaderno seguramente sea la mejor opción que tienes.
Además Quaderno incluye integración directa con plataformas como Stripe, Paypal, Woocommerce y Shopify, lo que es una gran noticia si vendes online a través de estas plataformas, ya que no tendrás que utilizar Zapier o Integromat sino que puedes sincronizar los datos de facturación directamente. Otro aspecto a destacar de Quaderno es que ofrecen un gran servicio de atención al cliente.
Los planes de precios de Quaderno son los siguientes:
Como ves el sistema de pricing es sencillo, ya que el precio de los distintos planes solo depende del número de transacciones que permite realizar. Todos los planes de Quaderno incluyen:
Invoice Ninja: otra opción muy interesante de código abierto
Invoice Ninja es otro software que no es muy conocido pero que tiene bastantes posibilidades. Es una solución de código abierto, lo que siempre es algo interesante y es una opción bastante potente. Está más enfocada solo a la generación de facturas y no incluye algunas de las funciones con las que si cuentan Factura Directa y Quaderno como la presentación de impuestos y la posibilidad de emitir facturas electrónicas.
Invoice ninja es una solución que puedes descargar y autohospedar (puedes ver más información en invoiceninja.org). Sin embargo en la mayoría de los casos es más cómodo optar por el servicio en la nube que ofrecen en invoiceninja.com. No es una plataforma española, pero puedes configurar los impuestos para ajustarlos a los requerimientos fiscales de España.
La ventaja de esta opción respecto a las anteriores es que tiene un precio más reducido y que cuenta con integración con Integromat y permite la conexión con métodos de pago para permitir a los clientes pagar online sus facturas que es algo que no tienen ni Factura Directa ni Quaderno.
Este plan gratuito permite hasta 100 clientes y facturas ilimitadas, así que es bastante amplio. Aunque tiene algunas limitaciones importantes, como que no permite integraciones con otras herramienta ni conectar métodos de pago, no adjunta la factura como pdf sino que envía un enlace desde donde descargársela, ni permite generar informes.
Sin embargo la opción Pro de 10$ al mes ya permite todo esto, y otras opciones como permitir la firma de facturas, aceptar condiciones y embeber las facturas en tu propia web.
El plan Enterprise de $14 permite varios usuarios, gestionar sus permisos, adjuntar a las facturas otros archivos, portales del cliente con tu propio dominio y añadir una imagen de fondo personalizada a las facturas.
Sin embargo, ojo con esta opción, porque al ser un programa internacional lo más probable es que no se adapte a la nueva normativa de facturación electrónica obligatoria que va a entrar en vigor. Por lo tanto, lo más probable es que esta opción ya no sirva para gestionar la facturación en negocios españoles en unos meses.
Otras opciones interesantes
Otras opciones de softwares de facturación que también son interesantes son Billin, Quipu y Billage. Estas herramientas no permiten llevar la contabilidad, pero te recomiendo que también les eches un vistazo si delegas tu contabilidad en una gestoría externa y solo buscas una herramienta de gestión de ingresos y gastos:
Por último, otra alternativa que es útil especialmente para generar facturas de servicios basadas en horas es Harvest, que permite llevar un registro de proyectos y el tiempo dedicado a cada tarea y a partir de ahí generar las facturas.
¿Cuándo elegir cada programa de facturación?
Aquí va una respuesta resumida sobre cuáles son cómo decidirte por un sistema de facturación u otro:
👉 Para la gestión integral: Si buscas un programa de gestión integral con el que no solo digitalizar tu facturación sino también la contabilidad y otros muchos aspectos de tu negocio échale un vistazo a Holded, Stel Order o Factura Directa
👉 Para integrar las facturas de tu ecommerce: Si vendes online y buscas integración con tu tienda online y cálculo automático de impuestos optes por Quaderno
👉 Un sistema sencillo para generar facturas: Si solo buscas un sistema para generar facturas y no necesitas características como facilitar la presentación de impuestos ni poder generar facturas electrónicas dale una oportunidad a Invoice Ninja.
👉 Si solo quieres facturar, sin llevar tu propia contabilidad puedes probar también a Billin, Quipu y Billage. Y si facturas por horas quizás te interese echarle un vistazo a Harvest.
¡Y hasta aquí el repaso por las principales opciones de softwares que puedes emplear para digitalizar tu facturación!
Espero que te haya sido de utilidad y que hayas encontrado una opción que te permita ahorrar tiempo de papeleo y tener mucho más organizadas tus facturas. Si necesitas que te ayude a integrar alguna de ella dentro de los procesos de tu empresa solo tienes que mandar un formulario y verás como pronto estás ahorrando tiempo y dinero.
