Los mejores programas de facturaci贸n para aut贸nomos y pymes

Los mejores programas de facturacion para autonomos y pymes

驴Eres una de tantas pymes que tiene una plantilla de Word o de Excel con la que creas manualmente tus facturas, que luego adjuntas en un correo a tus clientes y guardas en una carpeta de tu ordenador?

驴Qu茅 pasa si metes la pata en la numeraci贸n? 驴O si se estropea tu ordenador y pierdes la informaci贸n al completo? 驴No ser铆a mejor automatizar la generaci贸n y el env铆o de facturas?

La soluci贸n a todo esto existe, es utilizar un programa para ayudarte a gestionar tus facturas. Algunos de estos programas te permiten incluso automatizar la facturaci贸n y administraci贸n de las facturas conect谩ndose con la aplicaci贸n o el sistema a trav茅s del cual recibes los pagos.

Sigue leyendo para ver m谩s fondo qu茅 es lo que te permite un buen software de facturaci贸n y para conocer mejor que te ofrecen estos programas de facturaci贸n que pueden ayudarte a simplificar la creaci贸n y el env铆o de tus facturas, lo que supone un ahorro en tiempo y dinero a largo plazo.

驴Qu茅 puedo hacer con un software de facturaci贸n?

Hay muchos softwares disponibles y para decidirnos por uno u otro tendremos que tener en cuenta qu茅 es lo que nos permite cada uno. 驴Qu茅 es lo que puedes hacer con un software de facturaci贸n?

Las caracter铆sticas m铆nimas b谩sicas

Las funcionalidades b谩sicas que cualquier software de facturaci贸n medio decente deber铆a permitirte cubrir son las siguientes:

鉁旓笍 Guardar y administrar de la informaci贸n de tus clientes y tus productos en una base de datos para poder seleccionarlos al crear la factura y hacerlo de forma mucho m谩s r谩pida y c贸moda.

鉁旓笍 Adecuar los impuestos a tu caso, establecer unos impuestos por defecto y modificarlos individualmente si es necesario.

鉁旓笍 Establecer el formato de numeraci贸n de facturas que necesites e indicar en que n煤mero empieza y genera la numeraci贸n correlativa de forma autom谩tica.

鉁旓笍 Personalizar el formato de las facturas para adecuarlas a tu imagen de marca, por ejemplo cambiando el color, el tipo de letra y a帽adiendo el logo de tu empresa.

鉁旓笍 Permitir la utilizaci贸n de varias series de facturaci贸n y la generaci贸n correlativa de facturas dentro de estas series de forma autom谩tica.

Otras funcionalidades recomendables

Los buenos softwares de facturaci贸n incluyen adem谩s las siguientes caracter铆sticas, que pueden ser muy 煤tiles:

鉁旓笍 Te dan la posibilidad de crear facturas recurrentes para ventas peri贸dicas o servicios regulares.

鉁旓笍 Te permiten enviar las facturas a los clientes con un solo clic desde la propia aplicaci贸n.

鉁旓笍 Cuentan con un Portal de cliente desde el que tus clientes puedan ver todas sus facturas

鉁旓笍 Tienen integraci贸n con m茅todos de pago para permitir el pago de tus facturas

鉁旓笍 Incluyen conciliaci贸n bancaria para que los movimientos que se realicen en tu cuenta se sincronicen autom谩ticamente.

鉁旓笍 Facilitan la gesti贸n de remesas bancarias para las domiciliaciones bancarias SEPA.

鉁旓笍 Cuentan con el c谩lculo autom谩tico de impuestos para la venta internacional de productos digitales.

鉁旓笍 Permiten la conexi贸n con herramientas de integraci贸n como Zapier o Integromat.

鉁旓笍 Disponen de herramientas para facilitar la contabilidad.

鉁旓笍 Dan la posibilidad de emitir facturas electr贸nicas

鉁旓笍 Cuentan con la presentaci贸n autom谩tica de los distintos documentos de impuestos.

Incluso algunos softwares cuentan con CRM (programa de gesti贸n de clientes) y/o con gesti贸n de proyectos, algo muy 煤til para permitirte llevar un mejor control de tus clientes y tareas.

No es imprescindible, pero tambi茅n puede ser muy 煤til que el programa permita generar presupuestos, o trabajar con otro tipo de documentos como albaranes, pedidos de venta, pedidos de compra, facturas proforma y facturas simplificadas.

Incluso en algunos casos puedes llevar tu propia contabilidad desde este tipo de programas, tanto financiera como anal铆tica. Aunque lo normal suele ser externalizar estas tareas contables en gestor铆as, que ya cuentas con programas contables m谩s completos los m贸dulos de contabilidad de este tipo programas pueden ser suficientes para casos sencillos.

A la hora de elegir un software de facturaci贸n hay que tener en cuenta que la normativa fiscal puede variar bastante seg煤n el pa铆s.

Por eso softwares muy utilizados en otros pa铆ses puede que no se ajusten del todo a las necesidades espa帽olas porque les falte alguna caracter铆stica importante. Por ejemplo si eres aut贸nomo y emites una factura con retenci贸n del IRPF este importe se resta del total de la factura y es posible que esta funcionalidad no la contemplen algunos softwares de otros pa铆ses. Y los softwares extranjeros tampoco te permitir谩n caracter铆sticas como la presentaci贸n de impuestos.

Los programas que vamos a ver son espa帽oles, o pueden adaptarse a la fiscalidad espa帽ola.

Otro aspecto que no he mencionado a煤n pero que me parece imprescindible es que todos los softwares que vamos a ver se encuentran en la nube.

En mi opini贸n es algo obligado porque te permite acceder a todas tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo y es una opci贸n mucho m谩s segura para guardar tus datos.

Una vez hemos visto cu谩les son las caracter铆sticas que puedes tener en cuenta a la hora de decantarte por un software de facturaci贸n u otro vamos a ver qu茅 softwares de facturaci贸n puedes utilizar.

驴Cu谩les son los principales softwares de facturaci贸n?

Mis softwares preferidos para gestionar la facturaci贸n son Holded, Factura Directa, Quaderno e Invoice Ninja.

Uno de los motivos por los que me gustan estos programas es porque permiten la integraci贸n con herramientas de automatizaci贸n como Zapier (los cuatro de forma directa) o Integromat (Invoice Ninja y el resto a trav茅s de la API). Pero no es la 煤nica raz贸n, ya que adem谩s estos tres programas son muy completos, y cumplen con la mayor铆a de los elementos que hemos visto antes.

Vamos a ver estos tres softwares m谩s a fondo un poco m谩s abajo para que entiendas la diferencia entre todos ellos y cuando deber谩s elegir uno u otro. Y tambi茅n vamos a ver cu谩l es el precio de los diferentes planes, qu茅 permiten cada una de estas herramientas y sus caracter铆sticas.

Otras opciones de softwares de facturaci贸n son Contasimple, Quipu y Anfix, aunque para mi gusto son menos interesantes (sobre todo por la falta de opciones de integraci贸n, lo que limita las posibilidades de automatizaci贸n) y por eso no voy a profundizar en ellos, pero tambi茅n puedes echarles un vistazo.

Contasimple e1604670775744
Quipu

En algunos casos puede que adem谩s de un sistema de facturaci贸n necesites un sistema de gesti贸n integral, es decir un ERP sencillo. Estos softwares adem谩s de generar las facturas te van a permitir otras muchas funciones como gestionar la relaci贸n con los clientes, organizar tareas y proyectos o administrar tu inventario.

Holded e1604677798629

El programa en la nube Holded es una muy buena opci贸n de ERP para peque帽as empresas con un precio muy asequible. Incluye integraci贸n con Stripe, Paypal, Woocommerce, Shopify, Prestashop y Amazon y adem谩s se puede conectar con Zapier as铆 que utilizarlo para tu facturaci贸n es una opci贸n m谩s que interesante.

Harvest logo e1634836706674

Y otra opci贸n que es 煤til especialmente para generar facturas de servicios basadas en horas es Harvest, que permite llevar un registro de proyectos y el tiempo dedicado a cada tarea y a partir de ah铆 generar las facturas.

Factura directa: para la mayor铆a de aut贸nomos o peque帽as empresas

Factura directa

La primera opci贸n que vamos a ver es Factura Directa. Es un software muy f谩cil de utilizar y bastante completo. S铆 eres un aut贸nomo o una peque帽a empresa lo m谩s normal es que cubra tus necesidades sin problemas.

Algunas de los aspectos con las que cuenta Factura Directa y que no tienen ni Quaderno ni Invoice Ninja son la conciliaci贸n bancaria y la gesti贸n de remesas bancarias. Por lo tanto si lo que quieres es un sitio desde donde organizar los pagos que te hacen por transferencia bancaria o mediante domiciliaci贸n bancaria SEPA y poder generar las facturas de forma sencilla Factura Directa es la herramienta que m谩s se ajusta a tu caso.

Otra de las caracter铆sticas de Factura Directa es que dispone de aplicaci贸n para Android y para iOS, lo que es una funcionalidad muy interesante si quieres poder gestionar tus facturas desde el m贸vil.

Factura directa incluye un plan gratuito de hasta diez clientes y diez productos y tiene estos tres planes de pago:

image

El plan de 10鈧 al mes est谩 limitado a 100 clientes y 25 productos. El plan de 20鈧 al mes permite clientes y productos ilimitados, la conexi贸n con Zapier y otras cosas como la conciliaci贸n bancaria y la presentaci贸n de impuestos en un clic. El plan de 40鈧 al mes adem谩s de las caracter铆sticas de los planes anteriores incluye herramientas para gestionar la contabilidad.

Quaderno: lo que est谩s buscando si vendes online

Quaderno e1604670761418

Si tienes una comercio online o realizas la mayor铆a de tus ventas online Quaderno es la opci贸n de facturaci贸n que m谩s se ajusta a tus necesidades. Los puntos fuertes de Quaderno son que permite el c谩lculo autom谩tico de impuestos con un sistema propio de checkout y las posibilidades de integraci贸n.

Seg煤n una normativa que entr贸 en vigor en 2015, si vendes productos completamente digitales a otros pa铆ses de la Uni贸n Europea tienes que facturar el IVA en funci贸n del pa铆s de residencia del comprador y liquidarlo en ese pa铆s. Puedes ver m谩s informaci贸n aqu铆.

Si vendes productos digitales, pero no tienes muchas ventas en otros pa铆ses de la Uni贸n Europea esto no te afecta, ya que en 2019 esta normativa se actualizo para permitir a las empresas que facturan menos de 10.000鈧 al a帽o en la venta de productos digitales en pa铆ses extranjeros de la Uni贸n Europea facturar con el IVA de su pa铆s (o al menos eso tengo entendido, aunque cons煤ltalo con tu gestor por si acaso).

Sin embargo si tus ventas en pa铆ses extranjeros de la Uni贸n Europea superan este importe y necesitas un sistema de facturaci贸n autom谩tica que te calcule correctamente las tasas en funci贸n del pa铆s del comprador Quaderno seguramente sea la mejor opci贸n que tienes.

Adem谩s Quaderno incluye integraci贸n directa con plataformas como Stripe, Paypal, Woocommerce y Shopify, lo que es una gran noticia si vendes online a trav茅s de estas plataformas, ya que no tendr谩s que utilizar Zapier o Integromat sino que puedes sincronizar los datos de facturaci贸n directamente. Otro aspecto a destacar de Quaderno es que ofrecen un gran servicio de atenci贸n al cliente.

Los planes de precios de Quaderno son los siguientes:

image 1

Como ves el sistema de pricing es sencillo, ya que el precio de los distintos planes solo depende del n煤mero de transacciones que permite realizar. Todos los planes de Quaderno incluyen:

image 14
image 10

Invoice Ninja: otra opci贸n muy interesante de c贸digo abierto

Invoice ninja

Invoice Ninja es otro software que no es muy conocido pero que tiene bastantes posibilidades. Es una soluci贸n de c贸digo abierto, lo que siempre es algo interesante y es una opci贸n bastante potente. Est谩 m谩s enfocada solo a la generaci贸n de facturas y no incluye algunas de las funciones con las que si cuentan Factura Directa y Quaderno como la presentaci贸n de impuestos y la posibilidad de emitir facturas electr贸nicas.

Invoice ninja es una soluci贸n que puedes descargar y autohospedar (puedes ver m谩s informaci贸n en invoiceninja.org). Sin embargo en la mayor铆a de los casos es m谩s c贸modo optar por el servicio en la nube que ofrecen en invoiceninja.com. No es una plataforma espa帽ola, pero puedes configurar los impuestos para ajustarlos a los requerimientos fiscales de Espa帽a.

La ventaja de esta opci贸n respecto a las anteriores es que tiene un precio m谩s reducido y que cuenta con integraci贸n con Integromat y permite la conexi贸n con m茅todos de pago para permitir a los clientes pagar online sus facturas que es algo que no tienen ni Factura Directa ni Quaderno.

image 4

Este plan gratuito permite hasta 100 clientes y facturas ilimitadas, as铆 que es bastante amplio. Aunque tiene algunas limitaciones importantes, como que no permite integraciones con otras herramienta ni conectar m茅todos de pago, no adjunta la factura como pdf sino que env铆a un enlace desde donde descarg谩rsela, ni permite generar informes.

Sin embargo la opci贸n Pro de 10$ al mes ya permite todo esto, y otras opciones como permitir la firma de facturas, aceptar condiciones y embeber las facturas en tu propia web.

El plan Enterprise de $14 permite varios usuarios, gestionar sus permisos, adjuntar a las facturas otros archivos, portales del cliente con tu propio dominio y a帽adir una imagen de fondo personalizada a las facturas.

驴Cu谩ndo elegir cada programa de facturaci贸n?

Aqu铆 va una respuesta resumida sobre cu谩les son c贸mo decidirte por un sistema de facturaci贸n u otro:

馃憠 Para la gesti贸n integral: Si buscas un programa de gesti贸n integral con el que no solo digitalizar tu facturaci贸n sino otros muchos aspectos de tu negocio le eches un vistazo a Holded.

馃憠 Para generar facturas y listo: Si necesitas un software para generar facturas de los pagos que te hacen tus clientes directamente a tu cuenta bancaria utilices Factura Directa.

 馃憠 Para integrar las facturas de tu ecommerce: Si vendes online y buscas integraci贸n con tu tienda online y c谩lculo autom谩tico de impuestos optes por Quaderno

馃憠 Un sistema sencillo para generar facturas: Si solo buscas un sistema para generar facturas y no necesitas caracter铆sticas como facilitar la presentaci贸n de impuestos ni poder generar facturas electr贸nicas le des una oportunidad a Invoice Ninja.

馃憠 Si solo quieres facturar, sin cosas raras automatizadas: Si no te interesan las opciones de integraci贸n online y automatizaci贸n y buscas m谩s una herramienta que te permita facilitar tus tareas de facturaci贸n del d铆a a d铆a y la contabilidad puedes probar tambi茅n ContasimpleAnfix o Quipu.

馃憠 Si solo quieres facturar, sin cosas raras automatizadas: Si no te interesan las opciones de integraci贸n online y automatizaci贸n y buscas m谩s una herramienta que te permita facilitar tus tareas de facturaci贸n del d铆a a d铆a y la contabilidad puedes probar tambi茅n ContasimpleAnfix o Quipu.

馃憠 Si solo quieres facturar, sin cosas raras automatizadas: Si no te interesan las opciones de integraci贸n online y automatizaci贸n y buscas m谩s una herramienta que te permita facilitar tus tareas de facturaci贸n del d铆a a d铆a y la contabilidad puedes probar tambi茅n ContasimpleAnfix o Quipu.

馃憠 Si solo quieres facturar, sin cosas raras automatizadas: Si no te interesan las opciones de integraci贸n online y automatizaci贸n y buscas m谩s una herramienta que te permita facilitar tus tareas de facturaci贸n del d铆a a d铆a y la contabilidad puedes probar tambi茅n ContasimpleAnfix o Quipu. Y si facturas por horas quiz谩s te interese echarle un vistazo a Harvest.

隆Y hasta aqu铆 el repaso por las principales opciones de softwares que puedes emplear para digitalizar tu facturaci贸n!

Espero que te haya sido de utilidad y que hayas encontrado una opci贸n que te permita ahorrar tiempo de papeleo y tener mucho m谩s organizadas tus facturas. Si necesitas que te ayude a integrar alguna de ella dentro de los procesos de tu empresa solo tienes que mandar un formulario y ver谩s como pronto est谩s ahorrando tiempo y dinero.

Deja un comentario

Ver m谩s

  • Responsable: Laura Maestro Garc铆a.
  • Finalidad:  Moderar los comentarios.
  • Legitimaci贸n:  Por consentimiento del interesado.
  • Destinatarios y encargados de tratamiento:  No se ceden o comunican datos a terceros para prestar este servicio. El Titular ha contratado los servicios de alojamiento web a Raiola Networks que act煤a como encargado de tratamiento.
  • Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos.
  • Informaci贸n Adicional: Puede consultar la informaci贸n detallada en la Pol铆tica de Privacidad.