Transformación digital para pymes: una guía práctica

La transformación digital es un tema que está de moda. Nadie duda de su importancia, aunque es un concepto bastante abstracto y alrededor del que hay mucha confusión.

Si tienes una pyme, o eres autónomo o freelance es muy posible que no sepas muy bien por donde empezar a digitalizar tu negocio. Hay mucha información acerca de la transformación digital, pero la mayoría está enfocada a grandes empresas y es muy teórica.

Por eso, he creado esta guía práctica y orientada a pequeñas empresas con la que podrás tener una perspectiva general sobre cómo puede una pequeña empresa modernizarse a través del uso de herramientas digitales.

Espero que esta guía te oriente sobre las posibilidades para dar los primeros pasos en la transformación digital.

Para entender los distintos aspectos a tener en cuenta en el proceso de digitalización de tu empresa puedes basarte en este esquema.

Tienes que entender la transformación digital de tu empresa como un proceso gradual, continuo y que no termina nunca. Por lo tanto no tienes que intentar abordar los doce puntos anteriores en orden, ni pretender abarcarlo todo desde el principio.

¡Vamos a ver todos estos puntos!

1 – ¿Qué digitalizar y cómo?🤔

Lo primero que tienes que tener en cuenta al elaborar un plan de transformación digital es que debe poner en el centro lo más importante de tu empresa: tu equipo y tus clientes. Las herramientas tecnológicas solo son un medio para ayudar a las personas que componen tu empresa a proporcionar un mejor servicio a tus clientes.

Cualquier estrategia de digitalización está condenada al fracaso si las personas que forman la empresa no están convencidas y comprometidas con el cambio. Por lo tanto, es fundamental lograr transmitir la importancia del cambio a tu equipo y conseguir su implicación. Para ello es necesario que te ayuden a detectar los problemas de su día a día que podrían solucionarse con ayuda de la tecnología y que cuentes con su opinión.

Una vez hayáis establecido las distintas áreas de mejora es necesario decidir por dónde comenzar el proceso de transformación digital. Establece prioridades y comienza con las acciones de digitalización que te van a dar unos mejores resultados, bien sea en ahorro de tiempo, en disminución de costes o en aumento de capacidad de trabajo.

Facilita el proceso de cambio. No intentes cambiarlo todo de golpe, incorpora los cambios poco a poco a través de un plan temporizado y mide, analiza y mejora constantemente. Siempre que puedas haz primero pruebas solo con una parte de tu equipo o tus clientes. Proporciona una formación adecuada a tu equipo para facilitarles la curva de aprendizaje.

2 – ¿Cómo elegir las herramientas?🛠️

Para seleccionar las herramientas que mejor se adapten a ti ten en cuenta estos cuatro aspectos:

La tecnología se adapta a tu equipo y tus procesos

Selecciona y adapta las herramientas a utilizar de modo que se adapten a tus necesidades y tu modo de trabajar, no al revés. En caso contrario es posible que estas herramientas en vez de ayudaros os limiten.

Cuantas menos herramientas y más sencillas mejor.

Una sistema muy complejo no tiene por qué ser mejor. Tan malo es que una solución esté por debajo de tus necesidades como que esté por encima.

Piensa en el medio y largo plazo

No pienses solo en el momento actual, ten en cuenta si las herramientas escogidas van a ser capaces de satisfacer tus necesidades a medio plazo. Busca herramientas escalables o que permitan una fácil migración.

Revisa las posibilidades de integración

Otro de los aspectos a tener en cuenta al seleccionar una herramienta es si va a ser posible integrarla con otras herramientas que utilizas. Esto quiere decir que ambas herramientas se pueden comunicar entre sí. Es muy importante para poder crear automatizaciones.

3 – Consigue presencia online 🌐

Contar con presencia online es un aspecto básico para la digitalización de tu negocio. Lo que no está en Internet no existe: es imprescindible que cuando tus clientes te busquen en Internet te encuentren. Puedes conseguirlo con:

Página web. Es el modo estrella de conseguir visibilidad online. Como mínimo puedes emplearla para aportar información sobre tu empresa, productos y servicios y un modo de contacto.

Para sacar el máximo partido a una página web también puedes usarla para otras actividades clave de tu negocio como permitir comprar o reservar tus productos o servicios y ofrecer atención al cliente.

Recuerda que la web es el escaparate de tu negocio. Pero si no pasa nadie por tu calle te da igual tener el mejor escaparate del mundo. Para conseguir tráfico en tu web tendrás que utilizar técnicas de marketing digital (las vemos más adelante).

Redes sociales. Si eliges esta opción debes seleccionar las redes en las que se encuentre tu público e invertir tiempo en gestionarlas.

Google My Business. Es una herramienta de Google donde puedes rellenar una ficha con información de tu negocio para aparecer en Google Maps y en los resultados de búsqueda. Imprescindible para facilitar que vuestros clientes os encuentren.

Directorios web. Son listados de enlaces por temáticas. Te interesa aparecer en los que recopilan empresas de tu área.

4 – Define procesos 📑

Definir los procesos de tu empresa no es más que tener claro qué es lo que haces en tu día a día y cómo lo haces. Es importante que establezcas unas normas en la organización y gestión de tus actividades y que las cumplas. El aspecto clave que tienes que tener en cuenta a la hora de definir procesos es aportar el máximo valor a tus clientes.

Esto no quiere decir que no puedas tener una cierta flexibilidad. Ten cuidado, porque querer ser demasiado flexible para poder adaptarte a todo puede ser contraproducente. Si dedicas demasiado tiempo a gestionar cada caso particular vas a acabar ofreciendo un peor servicio. Y volviendo locos a tus clientes y tu equipo. Definir procesos implica renunciar a algunas posibilidades pero es un mal menor.

Tener tus procesos establecidos puede ayudarte a mejorar tu negocio solo por el hecho de tener un mayor claridad y orden en tus actividades. Otra de las ventajas es que te permiten crecer o poder delegar mucho más fácilmente. Va a ser más fácil que puedas aumentar tu equipo e incorporar a gente nueva si tienes tus procesos establecidos y claros.

Además tener claros tus procesos puede ayudarte a decidir si necesitas herramientas digitales y si puedes automatizar algunas tareas.

Hasta que no entendamos por completo un proceso no vamos a poder saber cuales son nuestras necesidades ni vamos a poder seleccionar una herramienta digital o proponer una automatización.

5 – Digitaliza tus procesos 💻

Algunas de los procesos comunes a la mayoría de los sectores que puedes digitalizar y automatizar son:

  • Compras y pagos online. Necesitarás una pasarela de pagos y un sistema que te proporcione la interfaz de venta.
  • Gestión de reservas. A través de un programa que permita gestionar la reserva de citas.
  • Contabilidad y facturación. Hay softwares de facturación y contabilidad que te permiten gestionar mejor tu facturación e incluso automatizar la generación y el envío de facturas.
  • Gestión de clientes. Si tu negocio tiene un área comercial un software CRM puede ayudarte a gestionar la relación con tus clientes.
  • Gestión de recursos humanos: Para gestionar aspectos como las nóminas, las vacaciones o registro de horarios.
  • Planificación de recursos empresariales. Si necesitas una herramienta que englobe todas las áreas anteriores puedes utilizar un sistema ERP, que te permite gestionar tu empresa de forma integrada.

Dependiendo de tu tipo de empresa puede que haya otros procesos específicos de tu sector que también se puedan digitalizar.

¿Cómo podemos digitalizar todos estos procesos? En mi opinión el enfoque más práctico es hacerlo a través de herramientas en la nube y SaaS (software como servicio). En general estas herramientas son fáciles de poner en marcha, sencillas de usar y tienen precios muy asequibles.

¿No sabes qué herramientas puedes utilizar? Echa un vistazo a esta recopilación con los mejores softwares en la nube para pymes y encuentra el que mejor se ajusta a tu negocio.

6 – Virtualiza tu equipo 👷

Otro punto importante dentro de la digitalización es la virtualización de la empresa, es decir llevar tu negocio a la nube para permitir realizar todas tus actividades a través de Internet.

Para ello, además de digitalizar tus procesos internos con herramientas como las que ya hemos visto es necesario implementar sistemas que suplan la relación presencial de tu equipo.

Estos sistemas te van a ayudar a trabajar mejor en equipo y a potenciar la colaboración. Además te van a permitir gestionar tu negocio desde cualquier lugar y posibilitan el teletrabajo, con grandes ventajas para tu empresa y tu equipo. Vas a necesitar:

  • Un sistema de comunicación: herramientas de mensajería, llamadas o videoconferencia. Elige el sistema que mejor se ajuste a tus necesidades.
  • Un sistema de organización: herramientas de colaboración y gestión de tareas y proyectos.
  • Un sistema de documentación: herramientas como suites de productividad, almacenamiento de documentos en la nube o bases de datos. Te permite documentar tus procesos y facilita el acceso a la información a todos los miembros de tu equipo.

Según tus necesidades puedes utilizar suites de productividad que integran todas las herramientas que necesitas o si tienes necesidades muy concretas elegir herramientas más específicas de cada funcionalidad.

7 – Integra y automatiza ⚙️

Una gran ventaja de digitalizar tus procesos es que podrás automatizar las operaciones para poner a la tecnología a trabajar para ti. Podrás delegar en la tecnología aquellas tareas repetitivas en la que las personas no aporten un valor extra.

El primer paso a dar es tener muy claros los procesos y establecer prioridades: no todos los procesos se puede automatizar y tendrás que decidir cuáles pueden ahorrar más tiempo.

Para poder automatizar un procesos es necesario que las herramientas digitales que implique se encuentren conectadas entre sí. Por lo tanto a la hora de escoger una herramienta es importante tener en cuenta que posibilidades de integración permite. Normalmente hay cuatro opciones:

1 – Integraciones nativas: muchas aplicaciones incorporan de por sí integraciones con otras aplicaciones que permiten que se comuniquen entre sí.

2 – Herramientas específicas de automatización como Zapier, Integromat o AutomatorWP que permiten integrar y automatizar flujos de trabajo entre varias aplicaciones.

3 – A través de la API o Webhooks. Si no es posible integrar dos aplicaciones o crear una automatización de las dos formas anteriores será necesario contratar los servicios de un programador que nos ayude a integrar y automatizar nuestros programas a través de su API o empleando Webhooks.

4 – Aplicación no integrable. Si alguna de las aplicaciones que utilizas no incluye integraciones nativas con los softwares que necesitas, no está integrado con herramientas como Zapier o Integromat y no dispone de API ni permite utilizas Webhooks no podrás automatizar acciones en las que intervenga ese programa.

Ten que tener en cuenta que las automatizaciones pueden quedarse obsoletas con el tiempo y habrá que ir modificándolas y mejorándolas según tus procesos o las aplicaciones que utilizas cambien.

8 – Gestiona el rendimiento 📈

Una de las grandes ventajas de la virtualización y la automatización de procesos es que permite recopilar una gran cantidad de datos sobre vuestras operaciones y ser transparentes en vuestros procesos.

Si sacáis partido a esta posibilidad podéis conocer perfectamente el funcionamiento y el estado de vuestro negocio y mejorar de forma continua.

Para ello es necesario implementar sistemas de recogida de datos, análisis y toma de decisiones basadas en esta información. En muchos casos las herramientas que utilicéis dispondrán ya de un apartado de análisis o informes en las que podréis ver tableros o dashboard con información clave en vuestra actividad. Es muy interesante si permiten filtrar estos datos para poder centrarnos en la información que más nos interesa en cada momento.

En otros casos aunque las aplicaciones que utilicéis no os permitan graficar directamente estos datos podréis extraerlos y crear vuestros propios de cuadros de mando con los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permiten conocer el estado del negocio en un vistazo.

Una opción muy interesante para hacer esto es utilizar herramientas como Zapier e Integromat para llevar los datos a una hoja de cálculo de Google Sheets y a partir de ahí utilizar Google Data Studio para elaborar informes y paneles interactivos.

9 – Conoce tu mercado y segmenta 🧐

Nunca ha sido tan fácil como ahora realizar estudios de mercado y conocer a tus clientes. Si cuentas con una página web o redes sociales puedes utilizar herramientas de analítica web para recopilar datos demográficos sobre tus usuarios: su sexo, edad, gustos, localización…

También es más fácil que nunca poder obtener información sobre las necesidades de tus clientes o retroalimentación sobre tu servicio a través de encuestas u otros canales de comunicación.

Con estos datos puedes crear una representación ficticia de tu cliente ideal (buyer persona) que te ayuda a ponerte en el lugar de tu público objetivo y entender mejor sus necesidades.

También puedes utilizar esta información para segmentar a tus clientes, comunicarte con ellos de forma personalizada y ofrecerles ofertas de acuerdo con sus intereses.

10 – Utiliza el marketing digital 📣

El marketing digital es la aplicación de las técnicas de publicidad convencionales a entornos digitales, y tiene un enorme potencial.

Entre las ventajas de este tipo de marketing se incluye que es más económica que los medios de publicidad tradicionales, nos permite segmentar clientes de forma sencilla y podemos medir con gran precisión los resultados obtenidos.

Las principales técnicas de marketing digital son:

Inbound marketing. Consiste en generar contenido de valor alineado con los intereses de tus clientes para generar confianza, posicionarte como un experto y posteriormente venderles.

SEO: Search Engine Optimization u optimización de resultados de búsqueda. Técnicas para conseguir aparecer de forma orgánica en las primeras páginas de los resultados de búsqueda para una palabra clave. Los resultados se obtienen a largo plazo.

SEM: Search Engine Marketing o marketing en buscadores, es decir anuncios de pago para aparecer en los resultados de búsqueda.

Publicidad en redes sociales: no solo para llegar a nuevos usuarios sino también para mejorar el alcance orgánico de las publicaciones a tus propios seguidores.

Email marketing: es uno de los medios más efectivos de publicidad pero para ello es necesario conseguir el email de usuarios interesados en tus productos. Para ello es muy habitual entregar un contenido de valor gratuito o «Lead Magnet» a cambio de su dirección de correo.

11 – Mejora tu atención al cliente 💬

Otro aspecto que puedes mejorar con la digitalización es la comunicación con el cliente. La página web y las redes sociales suponen nuevos canales de comunicación que se suman a los tradicionales (teléfono, email, presencial…).

Aprovechar estos nuevos canales de comunicación digitales te permite recibir una mejor retroalimentación sobre tus productos y servicios, resolver más rápido las preguntas y problemas de tus usuarios y aportarles una mayor confianza.

Algunos de los nuevos mecanismos de comunicación con el cliente que puedes utilizar son formularios de contacto, páginas de preguntas frecuentes, preguntas y respuestas públicas, foros, un sistema de tickets de soporte o un chat en tiempo real.

Es importante mantener una coherencia en todos los canales y permitir que todos estos canales se complementen a través de una estrategia omnicanal.

12 – Cambia tu modelo de negocio 💼

Es posible que los cambios que las nuevas herramientas digitales te permiten realizar en tus procesos acaben posibilitando que tus productos o servicios cambien, de forma que la transformación digital puede terminar modificando tu modelo de negocio. Este cambio se puede producir al añadir nuevas características en los productos y servicios ya existentes o al incorporar productos o servicios completamente nuevos.

Por ejemplo una frutería que establece un sistema de reserva para permitir a sus clientes enviar sus pedidos durante el día para recogerlos a última hora de la tarde ya preparados está modificando su servicio, aunque sigue ofreciendo el mismo producto.

Y si decide ofrecer un servicio semanal de envío a domicilio de una cesta de frutas y verduras con productos de temporada seleccionados por la propia tienda está modificando tanto el producto como el servicio.

Estos cambios pueden suponer nuevas líneas de negocio, como por ejemplo el caso de un gimnasio o un negocio de consultoría que deciden ofrecer de forma alternativa a sus servicios presenciales sesiones por videoconferencia. O también puede ser que el negocio cambie por completo, como por ejemplo en el caso de que estas empresas decidan dejar de ofrecer servicios presenciales y centrarse solo en el canal online.

Modificar tu negocio gracias a las nuevas posibilidades que te aportan las herramientas digitales pueden suponen una gran oportunidad para diferenciarte de la competencia y adaptarte a las nuevas demandas de los clientes.

¡Gracias por llegar hasta el final!

Espero que esta guía te haya resultado útil y te haya ayudado a comprender mejor cómo puedes utilizar la tecnología para mejorar tu negocio.

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