Como integrar tus programas entre sí para automatizar tus procesos

En este artículo ya vimos la importancia de la integración de herramientas para poder automatizar procesos. Ahora vamos a ver de forma más práctica cómo podemos lograr esta integración de procesos.

A la hora de integrar tus programas entre sí hay cinco escenarios en los que te puedes encontrar, ordenados de más favorable a más desfavorable.

1 – Sistema integral: una única herramienta

A nivel de integración la situación ideal es que no haya que integrar nada porque solo estés utilizando una única herramienta. Es el caso por ejemplo de muchos sistemas de planificación de recursos (ERP). La principal ventaja de estos sistemas es que proporcionan un sistema de gestión integral, con el que una empresa puede gestionar todas sus operaciones.

Sin embargo esto puede ser un arma de doble filo. Por una lado en muchos casos una herramienta tan extensa no va a ser capaz de tener funcionalidades muy avanzadas. Seguramente softwares exclusivos de gestión de recursos humanos, o de gestión de relaciones con clientes, o de facturación van a ser más potentes que un software global de gestión de negocio que incluya módulos de estas áreas.

Por otro lado al utilizar sistemas todo en uno de este tipo te arriesgas a tener muchas características que no vas a usar. Por ejemplo a lo mejor tiene un sistema de inventario o de gestión de tareas o proyectos que no necesitas. Esto no es bueno, porque estarás desaprovechando funcionalidades y puede hacer que el programa sea más caro o más complejo de usar de lo necesario.

Por lo tanto aunque este tipo de soluciones son las más interesantes a nivel de facilidad de integración no siempre son la mejor opción para digitalizar una empresa.

Un buen ejemplo de un buen sistema de gestión integral para pequeñas empresas es Holded. Es muy completo pero a la vez no es demasiado complejo porque tiene una buena selección de funcionalidades que son las que suelen ser más necesitadas en pequeñas empresas. Su precio es muy asequible y te permite incorporar características extra a través de módulos si necesitas opciones algo más avanzadas, por lo que evitas pagar de más por funcionalidades que no te hacen falta. Y es muy fácil de usar porque podemos personalizar la interfaz y ocultar aquellas opciones que no necesitemos.

Otros ejemplos de sistemas integrales, aunque no tanto de gestión sino más orientados a tareas de ofimática, trabajo en equipo y colaboración son las suites de productividad en la nube Google Workspace, Office 365 y Zoho Workplace. Funcionan como una única solución que contiene distintas herramientas de generación de documentación, correo electrónico, mensajería y videoconferencia y almacenamiento de archivos en la nube que se encuentran directamente integradas.

2 – Integraciones nativas entre herramientas.

La segunda opción que podemos encontrarnos al integrar nuestras herramientas es que distintas aplicaciones incluyan por defecto la opción de conectarse entre sí. Es habitual que cuando dos aplicaciones se puede complementar entre sí y tenga sentido utilizarlas juntas se desarrolle una integración que contemple ese uso conjunto.

Por ejemplo los programas de reserva de citas Calendly o Acuity Scheduling incluyen integraciones con aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Google Meet, que te permiten crear y enviar a los clientes el link de videollamada de forma automática.

O muchos programas de gestión de tareas y proyectos incluyen sincronización automática con aplicaciones de calendario para incluir tus eventos. Por ejemplo la aplicación Clickup es un ejemplo de aplicación de productividad «todo en uno» que además de muchas funcionalidades de organización y colaboración incluye integraciones nativas con más de 80 aplicaciones.

La herramientas de gestión integral Holded que hemos visto antes es también un ejemplo de software que incluye integraciones nativas con algunas herramientas externas. Permite conectarse con las pasarelas de pago Stripe y Paypal, las plataforma de tienda online Shopify, Woocomerce y Prestashop y el marketplace de Amazon para poder automatizar la facturación de las ventas realizadas en estos canales. Y con otras herramientas de almacenamiento de archivos en la nube, contabilidad y recursos humanos.

En muchos casos esta integración entre dos herramientas no estará incluida directamente en la aplicación, pero se podrá instalar esta funcionalidad como un módulo extra. Muchos programas tienen un marketplace de aplicaciones que además en muchos casos son gratuitas. Si quieres integrar dos herramientas no te olvides de revisar estas extensiones para ver si ya hay desarrollada una conexión entre ellas.

Para que estas herramientas puedan conectarse entre sí será necesario introducir nuestros datos de acceso en estas aplicaciones y aceptar los permisos que nos soliciten. Esto podemos hacerlo a través de nuestros usuario y contraseña o a través de unos códigos llamados claves API.

La desventaja de esta opción es que las características de conexión entre aplicaciones de forma nativa están limitadas, y si tus procesos son muy específicos es posible que aunque dos aplicaciones tengan una integración nativa no te permita hacer justo lo que estás buscando.

3 – Herramientas de automatización como Zapier o Integromat

En muchos casos cuando quieras conectar dos aplicaciones entre sí no vas a poder hacerlo directamente, pero esto no quiere decir que no puedas hacerlo. Para solucionar este problema han surgido aplicaciones como Zapier e Integromat que funcionan como intermediarios entre varios programas. Estos softwares se encuentran integrados con un gran número de herramientas y permiten conectar todas estas herramientas entre sí y automatizar acciones que se llevan a cabo entre todos ellos.

Esta opción tiene además la ventaja de que puedes personalizar a tu gusto esta integración, y las opciones de automatización, lo que te aporta mucha flexibilidad. Para ello puedes unir todas las acciones que se pueden llevar a cabo entre todos estos programas «si pasa esto en esta aplicación (disparados o trigger) haz que pase esto otro en esta otra (acción)».

Además son aplicaciones de tipo «no-code» o «low-code», es decir que para utilizarlas no es necesario saber programar o pueden utilizarse solo con conocimientos básicos de programación. Incluyen una interfaz visual y menús de configuración que permiten crear las automatizaciones de forma muy cómoda.

Puedes ver aquí las aplicaciones que pueden utilizarse con Zapier y aquí con Integromat. Zapier se encuentra integrado con más aplicaciones por defecto, pero Integromat tiene integraciones con la mayoría de las herramientas más utilizadas, permite opciones más avanzadas de automatización y es más económico. Si quieres ver más a fondo cómo funciona puedes echarle un ojo a esta entrada.

Otras aplicaciones similares a Zapier o Integromat para automatizar procesos son IFTTT, N8N.io, Power Automate (para herramientas de Microsoft), Zoho Flow (para el ecosistema de Zoho) y Automator WP (para WordPress).

4 – Comunicación a través de la API o Webhoocks

La siguiente opción puede ser que la aplicación que queramos usar no se encuentre integrada ni con Zapier e Integromat, pero que sí que disponga de API o permita utilizar Webhoocks. Estos son mecanismos utilizados en el desarrollo de software que permiten que las herramientas «hablen el mismo idioma» y puedan comunicarse entre sí.

En este caso será más complicado crear las automatizaciones, porque será necesario programarlas a medida a través de código, pero no deja de ser una opción a considerar si la conexión entre estas aplicaciones puede ahorrarte mucho trabajo.

Otra opción intermedia es utilizar las opciones de Integromat que facilitan el uso de Webhoocks y de la API. Si quieres saber más sobre esta opción puedes visitar este artículo.

5 – Aplicaciones no integrables

Por último puede darse el caso de que alguna de las aplicaciones que utilizas no cumpla ninguna de estas características y no sea integrable con otras. En algunos casos esto se «soluciona» con opciones de importación y exportación de datos, por ejemplo a través de ficheros .CSV o de tipo hoja de cálculo que pueden ser suficientes aunque no permitan automatizar del todo el proceso.

Si algunas de las aplicaciones que ya utilizas se ha quedado desfasada y no es integrable y hay algún otro programa que te soluciona el mismo problema y sí se puede integrar con otros tendrás que valorar si te merece la pena el esfuerzo de migrar todos los datos y aprender a utilizar la nueva herramienta a cambio de poder automatizar algunas tareas.

Pero si partes de cero intenta evitar en lo posible este tipo de programas y asegúrate de que no hay ninguna opción de otro software que cubra tus necesidades y ofrezca mejores opciones de integración a la hora de seleccionar tus herramientas.

Es posible que no te quede más remedio que utilizar aplicaciones no integrables para digitalizar algunos de tus procesos si estás buscando características muy específicas. No podrás automatizar tus procesos ni sincronizar datos con otros programas, pero aún así es posible que te faciliten el trabajo y te merezca la pena utilizarlos.

¡Esto es todo! Espero que este repaso general te haya sido útil para entender mejor cómo puedes integrar tus herramientas entre sí para poder automatizar tus procesos ¿Tienes alguna duda? Puedes dejármela en los comentarios ⬇⬇⬇

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