Como usar Integromat para automatizar tus tareas repetitivas

Integromat es una gran herramienta de automatización que puedes utilizar para ahorrar tiempo en tus tareas del día a día. En este tutorial vamos a ver lo básico que necesitas saber para poder empezar a sacarle todo el partido.

Crear una cuenta en Integromat

Para empezar a utilizar Integromat tienes que crear una cuenta desde su página, haciendo clic en la opción de registrarse o «Sign up». Para registrarte te pedirá tu nombre, tu email y una contraseña con al menos una letra mayúscula y un símbolo.

Tras crear la cuenta recibirás un email de confirmación que te llevará a una pequeña encuesta que te solicita información sobre ti o tu empresa y las aplicaciones que más utilizas.

¡Y listo! Ya tendrás acceso a una cuenta gratuita de Integromat.

La cuenta gratuita es suficiente para empezar a trastear con esta herramienta. Esta cuenta gratuita está limitadas a 1000 operaciones realizadas, dos escenarios activos al mismo tiempo y un intervalo de tiempo entre cada ejecución de 15 minutos.

Si solo quieres automatizar un par de tareas es posible que esta cuenta gratuita sea suficiente para ti. Pero si vas a usarlo mucho y quieres automatizar distintos procesos necesitarás una cuenta de pago. Puedes ver en este artículo los planes de precio de Integromat.

Conexión de aplicaciones a Integromat

Para poder programar acciones con una aplicación es necesario que conectes tu cuenta de esta aplicación a tu cuenta de Integromat. Para realizar esta conexión vas a tener que autenticarte (indicar tu nombre de usuario y contraseña) o introducir unas claves de acceso que deberás obtener desde la aplicación (suelen ser dos, una pública y una secreta).

También tendrás que dar a Integromat los permisos necesarios para poder hacer las acciones que desees en tu lugar.

Esto solo es necesario hacerlo una sola vez con cada aplicación que quieras utilizar, y tus cuentas en estas aplicaciones quedarán conectadas a tu cuenta de Integromat. Podrás ver todas estas aplicaciones conectadas y verificarlas para comprobar que siguen activas o borrarlas desde un pestaña llamada conexiones (Connection).

Por ejemplo así es como veríamos las conexiónes al software de facturación Invoice Ninja y a una cuenta de Woocommerce.

Triggers y actions: «si pasa esto, haz esto otro»

Una vez hayamos conectado nuestras aplicaciones a Integromat podremos seleccionar entre las distintas acciones que se pueden llevar a cabo en ellas para crear las automatizaciones a través de módulos. Las acciones se clasifican en cinco tipos de módulos: detonantes o activadores (triggers), de acción (actions), de búsqueda (searches), de agregación (aggregators) y de iteración (iterators).

Aunque los módulos más básicos que es imprescindible entender para comenzar a trabajar con Integromat son los de tipo «triggers» y «actions».

  • Trigger (detonante, activador o disparador): es la acción que da comienzo a la automatización. Aquello que queremos que desencadene el inicio de la automatización. Por ejemplo recibir un nuevo correo o que se realice un pedido en nuestra tienda online.
  • Actions (acción): es la consecuencia de que este trigger se dispare. Aquello que queremos que suceda una vez desencadenada la automatización. Por ejemplo que un documento se archive en una carpeta determinada o que se cree una nueva tarea en la aplicación de gestión de tareas.

De esta manera la automatización más sencilla sería aquella en la que «si pasa esto (detonante) hacemos esto otro (acción)». Por ejemplo si hago una venta en mi tienda online automáticamente se genera una factura de forma automática en mi software de facturación con los datos de esa compra.

Aunque esto se puede complicar mucho más, y podemos incluir varias acciones en la automatización. Por ejemplo podrías hacer que además de generarse esta factura de forma automática se enviara por email al cliente. Y que te mandara un aviso a tu correo a tu aplicación de organización para que sepas que tienes que preparar ese pedido.

En cada aplicación tenemos una lista de los módulos disponibles. No todas las acciones que podamos realizar a mano con una aplicación van a estar disponibles como módulos. Pero sobre todo si es una aplicación de uso habitual lo más probable es que los módulos disponibles te permitan hacer casi todo lo que se te ocurra.

Por ejemplo algunos de los módulos de la aplicación Gmail (hay más) son como detonante o activador recibir un nuevo email y como acciones a realizar enviar un email, crear un borrador de mensaje o marcar un email como leído.

Escenarios: el esquema de las automatizaciones

El escenario es el esquema visual que se utiliza como base para crear las automatizaciones en Integromat. Cada bolita en este esquema corresponde a un módulo de una aplicación, y en el escenario es en donde podemos ordenar estas acciones y vincularlas entre sí. De esta manera cada automatización se compone de un escenario, que por ejemplo puede ser algo similar a esto.

En este ejemplo cada vez que nos envíen un email recibimos un mensaje de aviso en la plataforma de mensajería para equipos Slack, se guardan los documentos adjuntos a este correo en una carpeta de dropbox y el texto del correo se almacena en una nota de Evernote.

Al hacer clic en cada uno de los módulos que componen el escenario y forman nuestra automatización se despliegan las opciones de personalización de cada acción.

Filtros para establecer condiciones

En la línea que une dos módulos aparece una llave inglesa, y si la clicas te permite introducir un nuevo módulo entre estos dos o añadir un filtro. Los filtros son condiciones que se tienen que cumplir para que la automatización continúe. En caso contrario se detiene la automatización en ese punto.

Hay más de cincuenta filtros diferentes que puedes elegir. Algunos de los más útiles son «existe» y «no existe», es un número «igual a», «no igual a», «menor que» o «mayor que», un texto que «contiene» o «no contiene» una cadena de texto o una fecha «anterior» o «posterior» a otra.

También podemos hacer que deban cumplirse varias condiciones a la vez (AND rule) o que haya varias condiciones y solo deba cumplirse una de ellas (OR rule).

Otros bloques de automatización más avanzados

Y es en este escenario donde entran en juego otras opciones de Integromat, que nos permiten crear automatizaciones más avanzadas:

Control de flujo. Son bloques que nos permiten más posibilidades para conectar los módulos entre sí y determinar el flujo de trabajo de la automatización. Por ejemplo el ejemplo que vimos para explicar los escenarios aparece el bloque tipo «router» que nos permite dividir el flujo de trabajo en tres caminos. Otros bloques de control de flujo son los de repetición, de iteración, de agregación, de vuelta atrás o de pausa.

Herramientas. Estos bloques aumentan las posibilidades de trabajar con los datos. Incluyen opciones de incluir esperas de una duración determinada, de incremento, para trabajar con variables, añadir datos a una tabla o un texto, hacer operaciones matemáticas como medias, sumas y valores mínimos y máximos o trabajar con cadenas de texto.

Análisis de texto. Estas herramientas permiten encontrar determinados patrones de caracteres en textos y reemplazarlos por otros, obtener elementos como imágenes a partir de HTML y convertir HTML en texto formateado.

Utiliza plantillas para coger ideas

Hemos presentado ya la mayoría de las herramientas que tiene Integromat, pero al principio puede ser complicado entender cómo emplear todo esto para crear automatizaciones. Por eso te recomiendo que empieces por utilizar las plantillas que puedes encontrar en la pestaña «Templates».

Puedes encontrar un montón de ejemplos que pueden ayudarte a inspirarte para ver cómo puedes crear la automatización que necesitas. O incluso puede que esa automatización ya este creada y solo tengas que conectar tus propias aplicaciones o adaptarla a tu caso. Puedes filtrar todas estas plantillas por herramientas para ayudarte a buscar la que necesitas.

Una vez hayas encontrado la plantilla que te interesa puedes crear un nuevo escenario basado en esa plantilla y modificarlo a tu gusto.

¡Esto es todo! Espero que este tutorial te haya sido útil. Si quieres profundizar más y conocer algunas opciones avanzadas de Integromat puedes echarle un ojo a este artículo.

¿Tienes alguna pregunta o quieres contarme cómo vas a utilizar Integromat para automatizar tus tareas repetitivas? ¡Déjamelo en un comentario! ⬇⬇⬇

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