La «automatización de tareas» es algo a lo que todos vemos utilidad, pero que no mucha gente entiende. Lograr que flujos de trabajo se ejecuten de forma automática parece brujería, y es posible que pienses que es algo muy complejo.
Nada más lejos de la realidad. Conseguir conectar tus aplicaciones entre sí y programar acciones a ejecutarse de forma automática es más fácil que nunca con herramientas de automatización como Integromat.
En este artículo vamos a explicar en qué consiste esta herramienta y cómo puedes comenzar a utilizarla de forma sencilla para automatizar tus tareas repetitivas y ahorrar tiempo y esfuerzo que poder emplear en otras actividades más importantes.
¡Vamos a ello!
¿Qué es Make.com?
Make.com (antes conocido como Integromat) es una plataforma online de automatización que se define a si misma como «el pegamento de Internet». El motivo es que con esta herramienta puedes «conectar» un montón de aplicaciones entre sí para hacer que funcionen de forma integrada y que puedan trasmitir datos entre sí. Y automatizar acciones en las que intervengan todos estos programas.
Te dejo este breve vídeo de Make.com que puede ayudarte a entender mejor cómo funciona y en qué consiste esta aplicación. Está en inglés pero puedes ponerle subtítulos en español si lo necesitas.
Esto es algo súper útil para automatizar tareas de las que normalmente nos ocupamos a mano. Con Make.com podemos programar la ejecución de estas tareas y olvidarnos, simplemente se llevarán a cabo sin que tengamos que estar pendientes de ellas.
La gran ventaja de Make.com es que permite hacer todo esto de forma sencilla y sin necesidad de saber programar. Cuenta con integración con cientos de aplicaciones y servicios. Recoge y permite trabajar de forma sencilla con las principales acciones que se llevan a cabo en estos programas.
Para crear las automatizaciones lo que hacemos es «unir» todas estas las acciones que pueden llevarse a cabo con las distintas aplicaciones para crear flujos de trabajo personalizado con el que se lleven a cabo las tareas que necesitamos. De forma realmente simple e intuitiva, ya todo esto se hace a través de un editor muy visual y sin una sola línea de código. Para que te hagas una idea, una automatización sencilla en Make.com se puede ver tal que así:
Este ejemplo es el de una automatización del envío automático de correos electrónicos personalizados a partir de los datos que se encuentran en una hoja de cálculo de Google. Estos correos se envían de forma automática cuando una nueva fila se añade en la hoja de cálculo.
No basta con arrastrar y soltar estas bolitas y conectarlas entre sí para crear las automatizaciones. Si clicas sobre cada una de ellas se despliega un menú desde el que puedes establecer los ajustes de cada acción.
Por ejemplo este ejemplo de correos electrónicos personalizados automáticos tendrás que seleccionar qué hoja de cálculo quieres emplear y de que cuenta de Google. Deberás indicarle en qué columna de la hoja de cálculo está el correo electrónico al que quieres mandar la información. Tendrás que redactar el contenido de ese email que quieres enviar, para lo que podrás utilizar texto almacenado en la hoja de cálculo. Y deberás establecer con cuánta frecuencia se revisa la hoja de cálculo para ver si hay una fila nueva.
Es obvio, tenemos que indicar todas estas cosas porque si no Integromat no va a saber mágicamente qué es lo que queremos hacer. Pero para personalizar todo esto no es necesario programar ni una sola línea de código.
Por ejemplo estas son las opciones del menú que podrías usar para indicar qué archivo quieres utilizar (Spreadsheet), que hoja en concreto dentro de ese esa hoja de cálculo (Sheet) y de qué cuenta de Google (Connection).
Esta hoja de cálculo es la siguiente, que contiene las siguientes columnas:
Y puedes ver cómo se haría la personalización de estos emails con este ejemplo que muestra cómo se podría crear un correo con información sobre un descuento. Las etiquetas verdes corresponden a las distintas columnas de la hoja de cálculo, que Make.com detecta de forma automática cuando le indicamos que documento queremos emplear. Observa cómo es super fácil generar un contenido personalizable de un email a partir de ellas.
¿Eres consciente del potencial de lo que esto supone? En el pasado para programar automatizaciones de este tipo era necesario emplear decenas de horas en una programación a medida con código. Y ahora podemos crearlas en unos pocos minutos y clics.
¿Es la solución mágica a todos mis problemas?
Usar Make.com no te va a arreglar la vida de forma automática (no incluye ese módulo 😉) pero sí que puede permitirte automatizar muchas de tus tareas repetitivas y ahorrar mucho tiempo y esfuerzo para poder emplear en otras actividades más importantes.
Sin embargo hay que ser realistas con lo que podemos hacer con este tipo de herramientas: ni todo se puede automatizar ni tiene sentido intentar automatizar todo. Pero sí que habrá un montón de tareas en la que las personas no estemos aportando valor que tenga más sentido que lleve a cabo un ordenador.
Ten en cuenta que aún aunque automatices tus tareas vas a seguir que seguir supervisándolas. Por ejemplo aunque tus facturas se creen y envíen a tus clientes de forma automática tendrás que revisarlas de vez en cuando para asegurarte de que tus clientes han introducido correctamente sus datos. Pero esto ya es un avance respecto a crear y enviar manualmente las facturas una a una.
Y este tipo de automatizaciones en ocasiones «fallan». Por ejemplo si una aplicación ha modificado sus condiciones de uso se puede desconectar y la automatización se para hasta que vuelvas a iniciar sesión en ella y actualices sus permisos. O es posible que en alguno de los procesos que has automatizado se incorpore alguna novedad que no estaba contemplada en la automatización inicial y esto genere un error. Y entonces habrá que actualizar la automatización para tener en cuenta esta nueva condición.
Los errores no son algo habitual, especialmente si las automatizaciones se programan con cuidado, pero pueden pasar. En la mayoría de los casos tienen fácil solución, Integromat te avisa por correo cuando hay un error y puedes entrar en la aplicación y arreglarlo de forma rápida.
Salvo que el error sea muy grave o recurrente Make.com guarda una cola de ejecuciones para que al solucionar el error volver a lanzar la automatización pueda procesar la información que se ha quedado en el camino. Integromat además incluye herramientas de gestión de errores que permiten minimizar los problemas.
A pesar esto y de que aún con automatizaciones no vas a poder poner tu negocio completamente «en piloto automático Make.com sí que puede ayudarte a automatizar muchos de tus procesos. Y esto puede ahorrarte mucho trabajo.
Por eso yo creo en el gran potencial de estas herramientas y te animo a que les des una oportunidad. ¿Conocías este tipo de herramientas? ¿Ya las usas en tu día a día? ¿Qué crees que te podrían permitir automatizar? ¡Cuéntame tu experiencia con estas herramientas en los comentarios!
Y si aún no lo has probado crea ya mismo una cuenta gratuita desde este enlace y…¡comienza a automatizar!
