En este artículo vamos a ver qué es lo que significa que un programa sea integrable, por qué esto es necesario para poder automatizar procesos y por qué si eres una pequeña empresa deberías utilizar este tipo de programas.
¡Vamos a ello!
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¿Qué tienen que ver la automatización y la integración?
Automatizar algunos de los procesos de una empresa significa hacer que algunas acciones necesarias para el funcionamiento del negocio se ejecuten sin intervención humana. La automatización es algo muy utilizado tradicionalmente en la industria, pero con la digitalización esta posibilidad se extiende a muchos otros sectores.
Así, el automatizar tareas repetitivas está ya al alcance de cualquier pequeño negocio. Aspectos como la generación de documentación, el envío de emails, la reserva de citas, la facturación y muchas otras tareas de organización y planificación de recursos son más fáciles de automatizar que nunca.
Esta automatización digital implica que determinadas acciones en algunos programas o herramientas digitales se ejecuten por si solas cuando se cumplan ciertas condiciones. Para ello, todos los programas que intervienen en la automatización tienen que estar integrados.
¿Qué quiere decir que dos programas se integran entre sí?
Si quieres poder enviar de forma automática un documento por correo electrónico el programa con el que generes ese documento necesitará poder comunicarse con tu aplicación de correo. O si vendes online y quieres generar tus facturas de forma automática tu aplicación de facturación necesitará comunicarte con el sistema que estés utilizando para gestionar tus pagos online.
A esta capacidad que tienen los programas de «hablar el mismo idioma» para poder transmitirse unos a otros información se le llama integración.
En este artículo vamos a ver porqué hay que tener muy en cuenta las características de integración de las herramientas que utilicemos, y cuales son las distintas opciones que tenemos para integrar entre sí nuestros programas.
¿Por qué es tan importante la integración de herramientas?
La automatización de procesos es algo que te puede aportar muchos beneficios. Pero si dos programas no están integrados no va a ser posible automatizar un proceso en el que intervengan ambos. Por lo tanto uno de los puntos más importantes que tienes que tener en cuenta al digitalizar tu empresa es las posibilidades de integración que te ofrecen todos los programas que utilices.
No solo eso, sino que en muchos casos ver las opciones de integración de un programa nos puede servir para hacernos una idea de lo potente que será un software a nivel de características en función del precio. Que un programa cuente con muchas integraciones significa que tiene un buen equipo de desarrolladores y mucho trabajo detrás, lo que suele ser garantía de que será un buen software.
Por eso mismo, y para poder soportar este coste de desarrollo los programas integrables normalmente tienen un gran volumen de usuarios. Por lo tanto los gastos de desarrollo y actualización del software se podrán dividir entre un mayor número de clientes, así que en la mayoría de los casos los softwares muy integrables aportarán mejores características a un precio más asequible que los no integrables.
Además que un software sea muy integrable también suele indicar que ha sido desarrollado hace relativamente poco tiempo, o que ha sido actualizado recientemente. Esto también es una buena noticia, ya que en los softwares más modernos se tiene mucho más en cuenta la usabilidad y suelen ser mucho más intuitivos y fáciles de usar.
¿Siempre hay que utilizar programas integrables?
Considero tan importante que un programa sea integrable con otros que en mi opinión lo ideal es descartar directamente aquellos programas que no incluyen suficientes opciones de integración. Sin embargo esto no siempre es posible.
En primer lugar porque muchas veces a la hora de digitalizar una empresa y automatizar procesos partimos de una situación previa en la que ya estamos utilizando determinados programas. Transferir toda la información a otros programas y tener que acostumbrarnos a utilizar nuevas herramientas puede ser un quebradero de cabeza y es preferible intentar adaptarse a cómo se están haciendo ya las cosas.
Además en muchos casos necesitamos herramientas muy específicas. En este caso habrá menos opciones de programas disponibles, y muchos de ellos serán más antiguos o tendrán un menor volumen de usuarios, lo que suele significar que no habrán sido desarrollados teniendo en cuenta la facilidad de integración con otras herramientas.
¿En qué beneficia esto a las pequeñas empresas?
Si eres una empresa pequeña que aún no estás apenas digitalizada estás de suerte. No estás ligado a herramientas antiguas y puedes empezar de cero con herramientas modernas e integrables. Y en la mayoría de pequeñas empresas los procesos son sencillos y similares, así que los programas que necesites no van a ser muy específicos y tendrán muchos usuarios.
Por lo tanto lo más probable es que haya herramientas baratas y fáciles de usar como estas resuelvan la mayoría de tus necesidades.
Si eres una empresa algo más grande, o tienes procesos más complicados que requieren de softwares más específicos no tiene por qué significar que no puedas integrar tus procesos para automatizar tus tareas. Pero seguramente sea más complicado.
Puedes ver en esta entrada los distintos escenarios en los que te puedes encontrar para integrar tus aplicaciones ordenados de más sencillo a más complicado para que entiendas de forma más práctica cómo puedes conseguir esta comunicación entre herramientas.
¡Y hasta aquí esta entrada! Espero haber resuelto tus dudas sobre la importancia de la integración de herramientas. ¿Sabías de la importancia de que los programas puedan comunicarse entre sí? ¿Tus herramientas que utilizas en el día a día son integrables? Cuéntamelo en los comentarios ⬇⬇⬇
