Si tu trabajo incluye muchas tareas de administración de documentación seguro que tienes la mesa llena de papeles y te peleas a diario con la impresora y el escáner. ¿Te has planteado que quizás puedes digitalizar y automatizar muchas de estas tareas de gestión de documentos?
Por lo tanto seguramente esto se traduzca en que vas a lograr que firmar los documentos que necesites de forma mucho más rápida y con muchos menos dolores de cabeza. En este artículo voy a resolver todas tus dudas sobre estos sistemas y explicarte cómo puedes vincular un sistema de firma electrónica con otras aplicaciones que utilices y cómo puedes automatizar la solicitud de procesos de firma digital.
Si quieres saber cuáles son las mejores aplicaciones de firma electrónica puedes echarle un vistazo a este artículo y si tienes dudas sobre la legalidad de la firma electrónica puedes ver este otro.
¿Cómo funciona un programa de firma digital?
El funcionamiento de una aplicación de firma electrónica es el siguiente:
- Desde tu aplicación de firma digital envías por correo el documento que necesitas que te firmen en un email personalizado.
- La persona que tiene que firmar recibe ese correo con un enlace desde el que puede completar los datos necesarios y firmar el documento. Simplemente trazando con el dedo o el ratón su firma y sin tener que instalarse nada.
- Automáticamente se genera el documento relleno y firmado, que se envía por correo al firmante y a ti mismo y se guarda.
- Desde tu aplicación de firma digital puedes ver que documentos están firmados y cuáles no.
Además del documento generado estas aplicaciones almacenan la información necesaria para identificar al firmante y garantizar la integridad del documento. Funcionalidades de programas de firma digital
¿Qué más nos permite hacer un programa de firma electrónica?
Pero esto es solo lo básico que nos permiten hacer todas las herramientas de firma electrónica, y con algunas de estas herramientas además es posible:
- Crear plantillas de documentos para preparar documentación de forma más rápida.
- Establecer una fecha límite de firma del documento tras la cuál no se permita la firma.
- Enviar correos en lote.
- Programar recordatorios automáticos si tras unos días no recibimos los documentos firmados.
- Generar un enlace único desde el que varias personas puede rellenar y firmar un documento de forma independiente.
- Permitir la firma secuencial de varias personas en un documento, de forma que después de que haya firmado una este documento se envíe a la siguiente.
- Incluir en un solo envío varios documentos a firmar.
- Permitir a los firmantes adjuntar archivos.
- Sincronizar los documentos obtenidos con aplicaciones de almacenamiento de archivos en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive y determinar en qué carpeta queremos almacenarlos.
Por si solos todas estas funcionalidades ya permiten simplificar mucho el proceso de firma de documentación, y eliminar o automatizar gran parte de las tareas que suelen estar asociadas a estos procesos (impresión de documentos, escaneo y clasificación de archivos…).
Sin embargo, podemos ir un paso más allá y utilizar herramientas como Integromat para vincularlas con otras aplicaciones y programas flujos de trabajo automáticos completamente adaptados a nuestras necesidades.
Integración y automatización de sistemas de firma digital
Un aspecto muy interesante de este tipo de herramientas de firma digital es poder utilizarlas junto con otros programas para incorporarlas de forma más práctica en nuestros procesos. Por ejemplo es muy útil el poder enviar desde nuestra propia aplicación de correo un documento para firmar con estas aplicaciones. O poder guardar los documentos firmados en nuestra aplicación de almacenamiento de archivos en la nube.
Estas aplicaciones de firma electrónica incluyen integraciones con las principales aplicaciones que suele ser útil utilizar conjuntamente. Por ejemplo si quieres integrar el uso de estas aplicaciones desde tu correo electrónico Gmail o desde el sistema de almacenamiento de archivos en la nube Drive puedes encontrar addons o complementos para incorporar el uso de estos cuatro programas en el marketplace de Google Workspace.
Cada una de estas herramientas cuenta con distintas integraciones, así que uno de los aspectos que puedes tener en cuenta al seleccionar una aplicación u otra es si se integra de forma nativa con las herramientas que tú utilizas.
Sin embargo en algunos casos quizás ninguno de estos programas pueda integrarse con las aplicaciones que necesitas directamente. En este caso será necesario configurar una integración más a medida y para ello todas estas aplicaciones incluyen otros planes de precios para el uso de la firma electrónica a través de la API, que puedes encontrar en estos enlaces: DocuSign, SignNow, Signaturit, Hellosign.
Esto nos permite poder incorporar el uso de la firma digital a través de estos sistemas en aplicaciones externas. Y también crear automatizaciones personalizadas con herramientas como Zapier (de forma nativa con las cuatro) o Integromat (de forma nativa solo con DocuSign y SignNow, con el resto a través del módulo HTTP).
Interesante, ¿verdad? La cantidad de opciones que esto permite es increíble. ¿Se te ocurre alguna? Déjamela en los comentarios ⬇⬇⬇
