Las mejores aplicaciones para firmar documentos y olvidarte del papel

Si tu trabajo incluye muchas tareas de administración de documentación seguro que tienes la mesa llena de papeles y te peleas a diario con la impresora y el escáner. ¿Te has planteado que quizás puedes digitalizar muchas de estas tareas de gestión de documentos?

En muchos casos para poder olvidarte del papel y pasar a gestionar todos tus documentos de forma digital es necesario un sistema de firma electrónica.

Este tipo de herramientas te permiten ahorrar tiempo de gestión, especialmente si estos documentos tienen que firmarlos varias personas o si tienes que enviar un mismo tipo de documentos a muchas personas. Y sobre todo es mucho más fácil para tus clientes, que no tienen que imprimir, escanear y enviarte estos documentos, o que acudir en persona para firmarlos.

Por lo tanto seguramente esto se traduzca en que vas a lograr que firmar los documentos que necesites de forma mucho más rápida y con muchos menos dolores de cabeza. En este artículo voy a resolver todas tus dudas sobre estos sistemas y presentarte las mejores herramientas de firma digital que puedes utilizar.

¿La firma electrónica es legal?

Es lo primero que seguramente te estés preguntando si te estás planteando utilizar este tipo de firma. Y la respuesta corta es que sí.

La normativa referente a la validez legal de la firma electrónica en España se encuentra en este enlace y la normativa de la Unión Europea en este otro. Como resumen estas normativas contemplan tres tipos de firmas electrónicas:

1 – Firma electrónica simple: se basa en pedir en el momento de la firma datos que sirvan para identificar al firmante. Ejemplos de este tipo de firmas son las basadas en un nombre de usuario o una contraseña, las basadas solo en introducir nuestra firma manuscrita o una imagen escaneada de nuestra firma o cuando aceptamos una casilla de verificación.

2 – Firma electrónica avanzada: además de identificar al firmante, está vinculada a él de forma única, ha sido creada por medios bajo su control y permite garantizar la integridad del documento. Las firmas que generan las aplicaciones que vamos a ver en este artículo son de este tipo. Para ello este tipo de programas no solo permiten al usuario introducir su firma, sino que el proceso digital de firma está planteado de forma que cumple estos requerimientos y recogen e incorporan en este documento la información necesaria para garantizarlo.

3 – Firma electrónica cualificada o reconocida: es aquella firma electrónica avanzada que además ha sido generada con un certificado reconocido y mediante un dispositivo seguro de creación de firmas. Un ejemplo de firma electrónica reconocida es la del DNI electrónico.

La firma equivalente a la manuscrita en documentos originales es la tercera, pero esto no significa que las anteriores no tengan validez legal. Para la mayoría de los contratos, acuerdos y autorizaciones las firmas avanzadas son completamente válidas. Solo en algunos pocos casos como algunos trámites con la Administración Pública u otros en los que el nivel de la información que debe protegerse es alto es obligatorio utilizar firmas electrónicas reconocidas.

Ten en cuenta que una foto de un documento firmado o escaneado se considera una firma electrónica simple y no es equivalente a este mismo documento original. Así que si pasas de aceptar firmas escaneadas a recoger firmas electrónicas avanzadas a través de una aplicación de firma electrónicas estás pasando a emplear un tipo de firma más segura.

¿Qué podemos hacer con un programa de firma digital?

El funcionamiento de una aplicación de firma electrónica es el siguiente:

  1. Desde tu aplicación de firma digital envías por correo el documento que necesitas que te firmen en un email personalizado.
  2. La persona que tiene que firmar recibe ese correo con un enlace desde el que puede completar los datos necesarios y firmar el documento. Simplemente trazando con el dedo o el ratón su firma y sin tener que instalarse nada.
  3. Automáticamente se genera el documento relleno y firmado, que se envía por correo al firmante y a ti mismo y se guarda.
  4. Desde tu aplicación de firma digital puedes ver que documentos están firmados y cuáles no.

Además del documento generado estas aplicaciones almacenan la información necesaria para identificar al firmante y garantizar la integridad del documento.

Pero esto es solo lo básico que nos permiten hacer todas las herramientas de firma electrónica, y con algunas de estas herramientas además es posible:

  • Crear plantillas de documentos para preparar documentación de forma más rápida.
  • Establecer una fecha límite de firma del documento tras la cuál no se permita la firma.
  • Enviar correos en lote.
  • Programar recordatorios automáticos si tras unos días no recibimos los documentos firmados.
  • Generar un enlace único desde el que varias personas puede rellenar y firmar un documento de forma independiente.
  • Permitir la firma secuencial de varias personas en un documento, de forma que después de que haya firmado una este documento se envíe a la siguiente.
  • Incluir en un solo envío varios documentos a firmar.
  • Permitir a los firmantes adjuntar archivos.
  • Sincronizar los documentos obtenidos con aplicaciones de almacenamiento de archivos en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive y determinar en qué carpeta queremos almacenarlos.

Los mejores programas de firma digital

Vamos a ver las cuatro mejores aplicaciones de firma electrónica y comparar las características de estas herramientas en sus distintos planes de precio.

DocuSign: la plataforma líder

Brand Asset Guidelines | DocuSign

Docusign es la plataforma más utilizada para firmar online en todo el mundo, utilizada por 500.000 empresas y que permite enviar documentos en 13 idiomas y firmar en 43.

Es una solución con muchas opciones, que permite enviar correos con varios firmantes y permitirles firmar de forma simultánea o secuencial, recopilar información a través de campos personalizados y tiene aplicación móvil.

La cuenta personal cuesta 9€ al mes y permite a un usuario firmar hasta 5 documentos al mes. La cuenta Estándar cuesta 23€ al mes e incluye recordatorio y notificaciones y personalización de marca. La cuenta Business Pro 38€ al mes incluyendo opción de firmas en persona, envíos masivos, adjuntos del firmante y formularios web (Powerforms).

Las cuentas Estándar y Business Pro tienen una limitación de 100 envíos al año, y por encima de este número es necesario personalizar el precio del plan para ajustarlo a tu uso. Este límite en mi opinión se puede quedar algo corto y hace que sea una opción más cara que otras si tu negocio necesita enviar y firmar un volumen alto de documentos. Pero si estás por debajo de este número de envíos Docusign puede ser una opción sólida para tu empresa.

SignNow: económica pero potente

SignNow - Crunchbase Company Profile & Funding

SignNow es otro programa de firma digital mucho menos conocido que Docusign pero con características bastante interesantes y que cuenta con muchas opciones de configuración.

SigNow es una alternativa mucho más económica que Docusign ya que los planes de precio no limitan el número de envíos sino las características.

Con el plan de Business de 8$ al mes ya puedes enviar documentos para firmar ilimitados y utilizar todas las plantillas que quieras. El plan Business Premium de 15$ permite además establecer recordatorios y notificaciones, personalizar los envíos con la imagen de marca, hacer envíos masivos, generar enlaces para la firma de un documento y enviar varios documentos en grupo. El plan Enterprise de 30$ al mes posibilita la firma secuencial de varios firmantes, utilizar campos condicionales y que incluyan cálculos, solicitar pagos tras la firma de documentos y permitir adjuntar archivos a los firmantes.

Una desventaja de esta aplicación es que se encuentra en inglés pero solo para el administrador, ya que permite personalizar los textos enviados y sí que incluye en español la interfaz desde la que el firmante introduce los datos y firma.

Signaturit: la opción española

Signaturit Solutions, SL - Alastria

Signaturit es una empresa fundada en Barcelona que está reconocida como proveedor de servicio electrónico de confianza por el ministerio de asuntos económicos y transformación digital.

Además de fima electrónica avanzada Signaturit también permite enviar correos electrónicos certificados y alojar certificados digitales para facilitar la firma de tus documentos cuando se requieran firmas cualificadas. Aunque para hacer uso de estos certificados digitales es necesario que el usuario tenga una cuenta en Signaturit y que los documentos le hayan sido enviados a través de esta plataforma. Con Signaturit también puedes firma de forma secuencial documentos con varios firmantes.

La cuenta Business de 30€ al mes permite 60 envíos al año, notificaciones y recordatorios, adjuntar archivos al firmante y crear 3 plantillas de documentos. La cuenta Business+ incluye 240 envíos de firma y 240 emails certificados al año, envíos por lotes, personalización de marca, 5 plantillas e integración con Zapier. La cuenta Enterprise tiene un precio personalizado para cada caso e incluye funciones avanzadas de integración a través de la API y un volumen personalizado de envíos.

HelloSign: intuitiva y sencilla de usar

Legally Binding Electronic Signatures - HelloSign

Hellosign es otra aplicación de firma electrónica que está algo más limitada en funcionalidades que las opciones anteriores pero que tiene todas las características importantes.

Ninguna de las aplicaciones que hemos visto hasta ahora es difícil de usar, pero HelloSign destaca por tener una interfaz especialmente intuitiva y sencilla. Estos son los precios de esta herramienta para su contratación anual (si lo contratas mensualmente las cuotas son un poco superiores).

El plan gratuito de HelloSign permite 3 solicitudes de firma al mes. El plan Esssentials permite solicitudes de firma ilimitadas, hasta cinco plantillas y la validación de datos. El plan Business está disponible a partir de dos usuarios y permite personalización de la marca y envíos en lote.

HelloSign puede ser una buena opción si no estás buscando funcionalidades avanzadas y solo quieres una opción sencilla y fácil de usar de permitir la firma electrónica.

Integraciones de estas herramientas

Un aspecto muy interesante de este tipo de herramientas de firma digital es poder utilizarlas junto con otros programas para incorporarlas de forma más práctica en nuestros procesos. Por ejemplo es muy útil el poder enviar desde nuestra propia aplicación de correo un documento para firmar con estas aplicaciones. O poder guardar los documentos firmados en nuestra aplicación de almacenamiento de archivos en la nube.

Estas aplicaciones de firma electrónica incluyen integraciones con las principales aplicaciones que suele ser útil utilizar conjuntamente. Por ejemplo si quieres integrar el uso de estas aplicaciones desde tu correo electrónico Gmail o desde el sistema de almacenamiento de archivos en la nube Drive puedes encontrar addons o complementos para incorporar el uso de estos cuatro programas en el marketplace de Google Workspace.

Cada una de estas herramientas cuenta con distintas integraciones, así que uno de los aspectos que puedes tener en cuenta al seleccionar una aplicación u otra es si se integra de forma nativa con las herramientas que tú utilizas.

Sin embargo en algunos casos quizás ninguno de estos programas pueda integrarse con las aplicaciones que necesitas directamente. En este caso será necesario configurar una integración más a medida y para ello todas estas aplicaciones incluyen otros planes de precios para el uso de la firma electrónica a través de la API, que puedes encontrar en estos enlaces: DocuSign, SignNow, Signaturit, Hellosign.

Esto nos permite poder incorporar el uso de la firma digital a través de estos sistemas en aplicaciones externas. Y también crear automatizaciones personalizadas con herramientas como Zapier (con las cuatro) o Integromat (solo con DocuSign y SignNow).

Otras alternativas para firmar documentos

Si necesitas que usuarios de los que no tienes su correo electrónico rellenen y firmen documentos, o quieres hacer que estos documentos estén accesibles para muchas personas una forma sencilla es permitir rellenar y firmar estos documentos a través de un formulario insertado en tu página web. Dos opciones de formularios que te permiten hacer esto son Jotform y Gravity Forms de forma que:

  1. Tienes un formulario en tu página web que incluye campos con los datos que necesitas que tu cliente introduzca y desde el que puede firmar.
  2. Con esos datos se genera de forma automática la documentación necesaria.

Otra opción que puedes utilizar para firmar tus documentos es Pandadoc, una aplicación de generación de documentos que además incorpora la posibilidad de firmas electrónicas.

Vamos a ver un poco más en profundidad estas opciones.

Jotform: formulario en línea muy potente

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Jotform es una opción increíble para crear formularios en línea que luego embeber o incrustar en nuestra página web o compartir a través de un enlace. Permite generar formularios con un montón de campos y uno de ellos es el de firma digital, por lo que también podemos utilizarlo para esto.

Jotform es una herramienta muy potente, que permite opciones avanzadas de generación de formularios con campos condicionales, automatizar el envío de correos electrónicos con las respuestas e incluye integraciones nativas con más de 80 aplicaciones. Entre ellas Stripe para permitir pagos online, Google Drive para almacenar los documentos generados de forma personalizada y plataformas de email marketing como Mailchimp y Active Campaign para sincronizar datos de contactos.

El plan gratuito de esta aplicación incluye el envío de hasta 100 formularios al mes y también incluye opciones de 1000 envíos al mes por 24$, 10000 por 29$ y 100000 por 79$.

Gravity Forms: para crear tu formulario en WordPress

Es posible que en tu caso sea más útil incorporar un formulario en tu página web en WordPress a través de un plugin, por ejemplo si necesitas realizar alguna acción en tu página web en función de los datos recogidos en tu formulario.

Para ello puedes utilizar el plugin Gravity Forms junto con los addons Signature y Gravity PDF.

PandaDoc: plataforma de administración de documentos

File:PandaDoc Logo PNG.png - Wikimedia Commons

Por último, otra opción que puedes plantearte no solo para firmar tus documentos sino también para mejorar tu proceso de creación de documentos es la aplicación PandaDoc.

La versión gratuita de esta aplicación permite documentos y firmas ilimitadas, pagos y el uso de su aplicación móvil. Con las versiones de pago además podrás utilizar plantillas, enviar estos documentos de forma masiva y obtener los datos para tus documentos a través de formularios.

¡Esto es todo! Espero que el artículo te haya sido útil. ¿Utilizas alguna de estas aplicaciones o crees que podrían ayudarte a mejorar tu gestión de la documentación? Cuéntamelo en los comentarios ⬇⬇⬇

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