Si quieres poder olvidarte del papel y pasar a gestionar todos tus documentos de forma digital es necesario un sistema de firma electrónica.
Este tipo de herramientas te permiten ahorrar tiempo de gestión, especialmente si estos documentos tienen que firmarlos varias personas o si tienes que enviar un mismo tipo de documentos a muchas personas. Y sobre todo es mucho más fácil para tus clientes, que no tienen que imprimir, escanear y enviarte estos documentos, o que acudir en persona para firmarlos.
Vamos a ver las mejores aplicaciones de firma electrónica y comparar las características de estas herramientas en sus distintos planes de precio.
Los mejores programas de firma digital
DocuSign: la plataforma líder
Docusign es la plataforma más utilizada para firmar online en todo el mundo, utilizada por 500.000 empresas y que permite enviar documentos en 13 idiomas y firmar en 43.
Es una solución con muchas opciones, que permite enviar correos con varios firmantes y permitirles firmar de forma simultánea o secuencial, recopilar información a través de campos personalizados y tiene aplicación móvil.
La cuenta personal cuesta 9€ al mes y permite a un usuario firmar hasta 5 documentos al mes. La cuenta Estándar cuesta 23€ al mes e incluye recordatorio y notificaciones y personalización de marca. La cuenta Business Pro 38€ al mes incluyendo opción de firmas en persona, envíos masivos, adjuntos del firmante y formularios web (Powerforms).
Las cuentas Estándar y Business Pro tienen una limitación de 100 envíos al año, y por encima de este número es necesario personalizar el precio del plan para ajustarlo a tu uso. Este límite en mi opinión se puede quedar algo corto y hace que sea una opción más cara que otras si tu negocio necesita enviar y firmar un volumen alto de documentos. Pero si estás por debajo de este número de envíos Docusign puede ser una opción sólida para tu empresa.
SignNow: económica pero potente
SignNow es otro programa de firma digital mucho menos conocido que Docusign pero con características bastante interesantes y que cuenta con muchas opciones de configuración.
SigNow es una alternativa mucho más económica que Docusign ya que los planes de precio no limitan el número de envíos sino las características.
Con el plan de Business de 8$ al mes ya puedes enviar documentos para firmar ilimitados y utilizar todas las plantillas que quieras. El plan Business Premium de 15$ permite además establecer recordatorios y notificaciones, personalizar los envíos con la imagen de marca, hacer envíos masivos, generar enlaces para la firma de un documento y enviar varios documentos en grupo. El plan Enterprise de 30$ al mes posibilita la firma secuencial de varios firmantes, utilizar campos condicionales y que incluyan cálculos, solicitar pagos tras la firma de documentos y permitir adjuntar archivos a los firmantes.
Una desventaja de esta aplicación es que se encuentra en inglés pero solo para el administrador, ya que permite personalizar los textos enviados y sí que incluye en español la interfaz desde la que el firmante introduce los datos y firma.
Signaturit: la opción española
Signaturit es una empresa fundada en Barcelona que está reconocida como proveedor de servicio electrónico de confianza por el ministerio de asuntos económicos y transformación digital.
Además de fima electrónica avanzada Signaturit también permite enviar correos electrónicos certificados y alojar certificados digitales para facilitar la firma de tus documentos cuando se requieran firmas cualificadas. Aunque para hacer uso de estos certificados digitales es necesario que el usuario tenga una cuenta en Signaturit y que los documentos le hayan sido enviados a través de esta plataforma. Con Signaturit también puedes firma de forma secuencial documentos con varios firmantes.
La cuenta Business de 30€ al mes permite 60 envíos al año, notificaciones y recordatorios, adjuntar archivos al firmante y crear 3 plantillas de documentos. La cuenta Business+ incluye 240 envíos de firma y 240 emails certificados al año, envíos por lotes, personalización de marca, 5 plantillas e integración con Zapier. La cuenta Enterprise tiene un precio personalizado para cada caso e incluye funciones avanzadas de integración a través de la API y un volumen personalizado de envíos.
HelloSign: intuitiva y sencilla de usar
Hellosign es otra aplicación de firma electrónica que está algo más limitada en funcionalidades que las opciones anteriores pero que tiene todas las características importantes.
Ninguna de las aplicaciones que hemos visto hasta ahora es difícil de usar, pero HelloSign destaca por tener una interfaz especialmente intuitiva y sencilla. Estos son los precios de esta herramienta para su contratación anual (si lo contratas mensualmente las cuotas son un poco superiores).
El plan gratuito de HelloSign permite 3 solicitudes de firma al mes. El plan Esssentials permite solicitudes de firma ilimitadas, hasta cinco plantillas y la validación de datos. El plan Business está disponible a partir de dos usuarios y permite personalización de la marca y envíos en lote.
HelloSign puede ser una buena opción si no estás buscando funcionalidades avanzadas y solo quieres una opción sencilla y fácil de usar de permitir la firma electrónica.
Otras alternativas para firmar documentos
Si necesitas que usuarios de los que no tienes su correo electrónico rellenen y firmen documentos, o quieres hacer que estos documentos estén accesibles para muchas personas una forma sencilla es permitir rellenar y firmar estos documentos a través de un formulario insertado en tu página web. Dos opciones de formularios que te permiten hacer esto son Jotform y Gravity Forms de forma que:
- Tienes un formulario en tu página web que incluye campos con los datos que necesitas que tu cliente introduzca y desde el que puede firmar.
- Con esos datos se genera de forma automática la documentación necesaria.
Otra opción que puedes utilizar para firmar tus documentos es Pandadoc, una aplicación de generación de documentos que además incorpora la posibilidad de firmas electrónicas.
Vamos a ver un poco más en profundidad estas opciones.
Jotform: formulario en línea muy potente
Jotform es una opción increíble para crear formularios en línea que luego embeber o incrustar en nuestra página web o compartir a través de un enlace. Permite generar formularios con un montón de campos y uno de ellos es el de firma digital, por lo que también podemos utilizarlo para esto.
Jotform es una herramienta muy potente, que permite opciones avanzadas de generación de formularios con campos condicionales, automatizar el envío de correos electrónicos con las respuestas e incluye integraciones nativas con más de 80 aplicaciones. Entre ellas Stripe para permitir pagos online, Google Drive para almacenar los documentos generados de forma personalizada y plataformas de email marketing como Mailchimp y Active Campaign para sincronizar datos de contactos.
El plan gratuito de esta aplicación incluye el envío de hasta 100 formularios al mes y también incluye opciones de 1000 envíos al mes por 24$, 10000 por 29$ y 100000 por 79$.
Gravity Forms: para crear tu formulario en WordPress
Es posible que en tu caso sea más útil incorporar un formulario en tu página web en WordPress a través de un plugin, por ejemplo si necesitas realizar alguna acción en tu página web en función de los datos recogidos en tu formulario.
Para ello puedes utilizar el plugin Gravity Forms junto con los addons Signature y Gravity PDF.
PandaDoc: plataforma de administración de documentos
Por último, otra opción que puedes plantearte no solo para firmar tus documentos sino también para mejorar tu proceso de creación de documentos es la aplicación PandaDoc.
La versión gratuita de esta aplicación permite documentos y firmas ilimitadas, pagos y el uso de su aplicación móvil. Con las versiones de pago además podrás utilizar plantillas, enviar estos documentos de forma masiva y obtener los datos para tus documentos a través de formularios.
¡Esto es todo! Espero que el artículo te haya sido útil. ¿Utilizas alguna de estas aplicaciones o crees que podrían ayudarte a mejorar tu gestión de la documentación? Cuéntamelo en los comentarios ⬇⬇⬇
Muy buena información, todas son empresas muy interesantes y que tienen mucho que ofrecer.
excelente