Si tienes una pyme, o incluso si eres autónomo o un freelance voy a intentar venderte la moto de la digitalización de tu negocio.
¡Avisado estás! Sigue leyendo bajo tu propia responsabilidad.
Voy a intentar convencerte de los motivos por los que deberías digitalizar tu negocio. Mi opinión es que transformar digitalmente un negocio pequeño o mediano es mucho más fácil que una gran compañía, y sin embargo aún así muchos empresarios y emprendedores no dan el paso.
¿Los motivos? Creo que no es tanto por no considerarlo importante, sino más por una falsa sensación de que es algo difícil y caro. No estoy de acuerdo, ya que dos de los principales motivos por los que deberías digitalizar tu empresa es que te permite ahorrar costes y conseguir mas ingresos.
Y hay muchos más bloques mentales que te impiden apostar por la transformación digital y que voy a intentar desmentirte a lo largo de este artículo.
¡Vamos a ello!
1️⃣¿Realmente lo necesito? Sí.
Es posible que pienses que como tu pequeña empresa o proyecto funciona de forma sencilla no necesitas digitalizar tus procesos, ya que lo más cómodo y fácil es hacerlo a mano. Como tienes que enviar pocos emails, que crear pocas facturas, que comprobar pocos pagos, que meter pocos datos en la hoja de cálculo… no es necesario automatizarlo. Como eres pequeño, lo puedes hacer así. Las grandes empresas no pueden hacer las cosas así porque tienen demasiados clientes y por eso lo automatizan.
No creo que esto sea del todo cierto. En mi opinión la principal razón de que las grandes empresas automaticen sus procesos no es el alto volumen de información, tareas y procesos como tal sino que es una forma más razonable, práctica y eficaz de hacer las cosas. Y esto es aplicable también a una empresa pequeña.
Otra historia es que tengas que adaptar las herramientas que utilices a tus necesidades, no pretendas gestionar los procesos de tu pequeña empresa del mismo modo que gestiona sus operaciones Amazon. Es como elegir la talla de una prenda: si te compras un pantalón que te queda muy justo o demasiado holgado no vas a estar cómodo. Tienes que buscar la herramienta adecuada a tus necesidades.
Y una vez hayas encontrado una herramienta de tu talla seguro que puede ayudarte a mejorar algún aspecto de la gestión de tu negocio. Es posible que al principio te cueste un poco acostumbrarte a ella pero enseguida puede hacerte más fácil tus tareas del día a día. Así que hazte de nuevo la pregunta, ¿Realmente lo necesito?
Si, porque te va a ayudar.
2️⃣ Puedes aprovechar sus beneficios aunque no quieras crecer
Una empresa no automatiza sus procesos porque es grande, sino que es grande porque automatiza sus procesos. Son los beneficios de utilizar la tecnología en sus operaciones lo que les permiten escalar sus negocios. Pero esto no implica que el único motivo para digitalizar tu empresa es que quieras crecer.
Puede que seas freelance, y que estés contento como estas y no te plantees crear una empresa, tener socios o contratar empleados. O que tengas una empresa familiar y no tengas expectativas de aumentar su tamaño, bien sea porque no puedes o porque no quieres. Pero aún así puedes aprovechar los beneficios de la digitalización para otras cosas, como para poder dedicar más tiempo a otras áreas de tu negocio que consideras más importantes o para poder tener más información y una mejor perspectiva del estado de tu negocio.
De hecho yo diría incluso que digitalizarte puede ayudarte en situaciones en las que estés en la situación contraria y necesites «decrecer». Por ejemplo transformar tu comercio físico en una tienda virtual o dar tus servicios por videoconferencia en vez de presencialmente puede ser una forma de reducir tus gastos.
3️⃣ ¿No sabes cómo hacerlo? ¡Pues aprende!
Uno de los mayores de los bloqueos frente a los que puedes enfrentarte a la hora de digitalizar su negocio es la sensación de que es algo muy complejo y no saber por donde empezar.
Asociamos la transformación digital con grandes proyectos de innovación de grandes empresas, que efectivamente son súper complejos y requieren de la coordinación de cientos de personas y el desarrollo de aplicaciones con tecnologías punteras como inteligencia artificial, Big Data, Internet de las Cosas, machine learning o robótica colaborativa.
Pero a nivel de una pyme no industrial la implementación de soluciones digitalización y la automatización es mucho más sencillo. Hay un montón de softwares y programas simples pero potentes que pueden ayudarte a digitalizar distintas áreas de tu negocio: las relaciones con tus clientes, las ventas, la contabilidad y facturación, la comunicación con tu equipo…
Es cierto, seguramente ahora mismo no conoces algunas herramientas que podrían ayudarte a mejorar tu negocio, como Stripe, Factura Directa, Calendly, Asana, Slack, Holded, Zapier… Y por supuesto no tienes ni idea de como utilizarlas.
Pero tengo una gran noticia para ti…¡Puedes aprender!
Un buen sitio para empezar es esta guía digital para pymes y esta recopilación de los mejores softwares en la nube para pymes.
4️⃣ Las herramientas son fáciles de utilizar
Es cierto que toda herramienta requiere de una curva de aprendizaje pero la mayoría de los softwares para pymes son muy sencillos de utilizar. Han sido especialmente diseñadas para tener una interfaz de usuario lo más simple e intuitiva posible.
La experiencia de usuario y la usabilidad son factores que cada vez son más tenidos en cuenta por los desarrolladores…no nos equivoquemos, la tecnología es cada vez más fácil de utilizar. Lógico, ya que las herramientas digitales están diseñadas precisamente para facilitar el trabajo. Si en vez de facilitar el trabajo lo complicaran sería inútil que existieran.
Si tienes la sensación de que alguno de los programas o herramientas que utilizas son demasiado difíciles el problema normalmente no es que la herramienta esté mal diseñada o que tú no seas capaz de utilizarla, sino que no has escogido la herramienta que mejor se adapta a tus verdaderas necesidades. Elige la herramienta adecuada y evitarás este problema.
También es cierto que algunas de estas herramientas requieren de algunas configuraciones, y que en algunos casos instalarlas o integrarlas si que puede tener cierta complejidad. Pero la buena noticia es que en la mayoría de los casos una vez hechos estos ajustes iniciales los sistemas funcionan de forma sencilla, o incluso automática.
En el caso de que realmente no tengas los conocimientos necesarios para decidir que herramientas es mejor usar y para ponerlas en marcha siempre puedes pedir los servicios de implementación de algún profesional que se asegure de que todo este a punto y te lo deje funcionando como la seda.
5️⃣ Es más barato de lo que te imaginas
Uno de los aspectos a tener en cuenta a la hora de establecer un plan de digitalización de tu empresa es el presupuesto disponible. Muchas pequeñas empresas o autónomos no pueden hacer una gran inversión en herramientas digitales su empresa. Esto no no tiene porqué ser un impedimento, ya que muchas soluciones tienen un coste realmente bajo, ¡o incluso son gratuitas!
Dentro del movimiento del software libre podemos encontrar muchas aplicaciones que podemos utilizar sin coste alguno. Un gran ejemplo de esto es WordPress, la plataforma líder del mercado para la creación de páginas web. Esta herramienta es de código abierto y totalmente gratuita.
Cuando las soluciones gratuitas se nos quedan cortas o no se adaptan a nuestras necesidades es el momento de estudiar las opciones de pago disponibles. La mayoría de las herramientas digitales para pequeñas empresas se ofertan como SaaS (Software as a Service) a través de un modelo de suscripción en el que se paga de forma mensual o anual. Los precios suelen establecerse por tramos en función del uso. La mayoría de las plataformas ofrecen un plan gratuito que en algunos casos te será suficiente. Y en el caso de que el plan de pago se te quede corto, significa que le estás sacando el suficiente partido a la herramienta como para que te salga rentable pagar por ella.
Por lo tanto digitalizar tu negocio no tiene por qué suponer un problema para tu bolsillo ni requerir de una gran inversión inicial.
6️⃣ Tu tiempo es importante
Muchas veces cuando pensamos en implementar alguna herramienta digital en nuestro negocio no tenemos en consideración nuestro tiempo. Pensamos en si puede ayudarnos a aportar un mejor servicio a nuestros clientes, si nos va a permitir tener más ventas, si gracias a ella vamos a tener un mayor control de nuestro negocio…y hacemos un balance de si la herramienta nos merece la pena. Pero en la ecuación en muchas ocasiones nos olvidamos por completo del valor de nuestro tiempo.
Si cuando valoramos implementar un sistema no tenemos en cuenta la cantidad de tiempo que nos va a permitir ahorrar y solo nos enfocamos en lo que nos cuesta parece que todo son gastos. Por eso es importante valorar de forma correcta nuestro tiempo y su valor. Si pensamos en una herramienta que cuesta 300€ al año nos puede parecer cara, pero hay que ponerlo en perspectiva. Si por ejemplo valoramos nuestro tiempo (o el de nuestros empleados) en 15€/hora solo será necesario que nos permita ahorrar 20 horas al año para que nos merezca la pena. Si tenemos en cuenta que en un año hay 150 días laborables con que esta herramienta nos permita ahorrar 8 minutos al día ya «recuperamos» su valor. Y si nos permite ahorrar más tiempo estamos ganando dinero con ella.
Y hay muchas herramientas disponibles más baratas, y que nos permiten ahorrar mucho más tiempo. Así que cuando estés planteándote invertir en digitalizar alguna parte de tu negocio haz números y te sorprenderás de los resultados.
7️⃣ Aporta valor a tus clientes
Es cierto que el trato personal es muy importante, pero a lo mejor como cliente prefiero poder ver mis facturas al instante desde mi área de cliente que esperar a que me la mandes por correo, por mucho que en el email me llames por mi nombre y me des una atención personalizada. O poder pedir por Internet los productos que quiero comprar y que me lleguen directamente a mi casa en vez de ir al local a recogerlos, a pesar de que la atención al cliente en la tienda sea exquisita. O poder cambiar de fecha mi cita en un solo clic desde un sistema automático de reservas en vez de tener que llamar para pedir el cambio.
Automatizar algunos procesos de comunicación con el cliente no tiene porque significar que no estamos dando una buena atención al cliente, ni tiene porque sustituir por completo el trato cara al público y el contacto directo con el cliente. No dedicar tiempo a nuestros clientes en las tareas repetitivas en las que no les aportamos valor es precisamente lo que nos permite tener tiempo para poder atenderlos cuando realmente es importante.
Es más, la tecnología nos permite dar una atención mucho más personalizada que nunca. Por ejemplo puedes enviar a tus clientes publicidad segmentada en función de sus intereses o utilizar formularios online para recibir feedback sobre tus productos o servicios que te permitan ofrecerles una mejor experiencia.
8️⃣ El miedo a que la tecnología falle no tiene sentido
Siento ser yo quien te de la noticia, pero las personas fallamos mucho más a menudo que la tecnología. Así que no tienes por qué tener miedo a que el sistema automatizado que has implementado falle, sino que debería ser al revés. Es más lógico que te preocupes por los fallos que vas a cometer si sigues realizando determinadas tareas de forma manual.
Es cierto que en ocasiones las herramientas digitales pueden caerse, o pueden causar problemas al actualizarse o fallos de integración. Sin embargo, en la mayoría de los casos los fallos en los sistemas se deben a un error humano. Utiliza soluciones profesionales y sólidas y evitarás la mayoría de los problemas.
Por último piensa que en la mayoría de los casos el error no será irreversible. En la mayoría de los casos vas a tener capacidad de reacción ante los posibles errores y vas a poder corregirlos. En el peor de los casos siempre puedes volver temporalmente a hacer las cosas de forma manual hasta que el problema se solucione.
9️⃣ No es verdad que no tengas tiempo
¿Has visto alguna vez la imagen del ciclista con una bicicleta con ruedas cuadradas que no presta atención a quien le sugiere que cambie las ruedas por otras redondas porque está demasiado ocupado intentando avanzar? ¿O escuchado la historia del leñador que trabaja sin descanso pero nunca se detiene a afilar el hacha así que tiene que esforzarse mucho más de lo necesario?
Con la digitalización de tu negocio pasa exactamente lo mismo, cambiar tus procesos para incorporar nuevas herramientas digitales y automatizar algunas de tus operaciones es algo que supone una inversión al principio. Pero a medio y largo plazo te va a suponer un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.
Así que si la excusa que te pones es que estás demasiado ocupado en el día a día como para poder investigar, decidir y poner en marcha cambios piensa que te estás engañando a ti mismo. Si en tu día a día estás demasiado ahogado con tareas urgentes y no puedes dedicarte a tareas importantes que te permiten mejorar tu negocio tienes un problema. Si te encuentras en esta situación es es un razón más ayudarte de la tecnología para mejorar la gestión de algunas de tus actividades y poder liberar tu tiempo para aquello realmente importante.
🔟 Beneficia a tus empleados
Otro de los miedos más comunes del uso de la tecnología es que nuestro equipo piense que la tecnología va a «robarles el trabajo» y por lo tanto tengan una actitud completamente negativa y a la defensiva hacia incorporar nuevas herramientas digitales.
Es cierto que implementar un plan de transformación digital va a suponer cambios en la forma de trabajar de nuestro equipo. Especialmente en grandes compañías implementar un plan de digitalización puede llevar a una redistribución de responsabilidades y cargos que puede ser muy delicada y que hay que plantear con mucho cuidado.
En las pymes normalmente estos cambios son menos profundos, porque los perfiles suelen ser más generalistas y estar dedicados a un conjunto más amplio de tareas. Por lo tanto lo más habitual es que los cambios afecten más a la forma de gestionar algunas de las actividades del día a día que a un cambio drástico en las funciones. Pero aún así se puede producir un rechazo por este miedo a ser sustituidos por la tecnología unido a un desconocimiento de las herramientas digitales que provoca una inseguridad inicial al comenzar a utilizarlas.
En mi opinión la clave es tener en cuenta que hay cosas que la tecnología nunca va a poder hacer, y precisamente son ese tipo de cosas en las que las personas podemos aportar un mayor valor. Aquellas tareas en las que son necesarias cualidades como la creatividad, la resolución de problemas o el trato personal no van a poder automatizarse. Este tipo de actividades son aquellas con las que las personas nos sentimos más valoradas y realizadas porque sabemos que en ellas estamos aprendiendo y aportando.
Digitalizar y automatizar las tareas repetitivas, monótonas y donde una persona no aporta realmente valor es lo que te va a permitir aprovechar el verdadero potencial de las personas y poder dirigir los esfuerzos de tu equipo hacia actividades más relevantes. Requerirá un tiempo de aprendizaje y adaptación y será necesario gestionar de forma delicada este proceso de cambio pero los resultados pueden ser enormemente gratificantes para tu empresa y para tu equipo.
¡Y esto es todo! ¿He conseguido convencerte de las grandes ventajas de digitalizar y automatizar tus procesos y ayudarte a derribar alguna barrera mental? ¿Crees qué hay algún otro miedo o motivo que frena a las pymes en este sentido? Puedes dejar tu opinión en los comentarios ⬇⬇⬇
