Automatiza tus tareas de ofimática con Google Apps Script

Seguro que una de las tareas más habituales de tu trabajo es la generación de documentos. Pasar datos de un documento a otro, maquetarlos para darles una buena apariencia y organizar, descargar y enviar estos documentos… Es algo que acaba llevando mucho tiempo.

Estas son tareas especialmente pesadas y monótonas y si necesitas hacerlas a menudo es probable que te roben muchas horas a la semana. ¿Te gustaría automatizar esta generación y envío de documentos? Vamos a conocer Google Apps Script, una herramienta de Google que te facilita todo esto.

¿Qué es Google Apps Script?

Google Apps Script es una plataforma de desarrollo de aplicaciones del ecosistema de Google Workspace, la suite de productividad en la nube de Google (antes conocida como Gsuite).

Esta herramienta permite generar unos programas relativamente simples basados en una secuencia de comandos u órdenes. A estos programas se le llama scripts y de ahí el nombre de esta plataforma. Quizás con esta explicación te has quedado igual. Así que en palabras de Google:

«Con esta herramienta los usuarios de empresas pueden crear rápidamente soluciones personalizadas para solucionar problemas de su trabajo diario sin tener que utilizar recursos profesionales de desarrollo de software».

Google

Lo que hace esta plataforma es proporcionar un entorno de desarrollo integrado con aplicaciones de Google como Gmail, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google o Formularios de Google. Es decir a través de Google Apps Script podemos programar aplicaciones para crear automatizaciones de acciones en las que intervienen las herramientas del ecosistema de Google.

¿Qué puedo hacer con Google Apps Script?

Puedes hacerte una idea de las posibilidades de esta herramienta a través de tres ejemplos que propone Google:

  • Envío automático de correos personalizados. Este primer ejemplo permite utilizar datos de una hoja de cálculo de Google para generar correos electrónicos personalizados. En la hoja de cálculo se puede introducir datos de cada usuario como el nombre, apellidos, texto personalizado y la dirección de correo a la que hay que enviar los correos. El formato y la apariencia de los correos electrónicos puede establecerse a partir de una plantilla de en Gmail. Y se pueden enviar todos los correos a la vez con un solo clic desde la hoja de cálculo. Esto nos puede permitir ahorrar un montón de tiempo de crear y enviar uno a uno todos estos correos de forma manual.
  • Formulario para apuntarse a un evento con itinerario personalizado automático. Permite generar un formulario de Google para enviar a los participantes a un evento y que pueden rellenar con su nombre, dirección de correo electrónico y las actividades en las que van a participar. Cuando rellenen este formulario automáticamente esta información se almacena en una hoja de cálculo de Google. Además se les envía un correo electrónico con los datos del evento y se añade los eventos a los que se han inscrito en su calendario de Google. Pero esto no es todo, lo mejor es que en el correo automático que les llega hay información personalizada en función de los eventos a los que se hayan inscrito. Se genera y adjunta al correo de forma automática un pdf y un documento de Google con una tabla con información de solo los eventos a los que se han apuntado. ¡Todo de forma automática solo con que los participantes rellenen el formulario!
  • Analizar sentimientos en opiniones. Esta aplicación nos permite analizar de forma automática los sentimientos presentes en comentarios. Para ello utilizamos la API de Cloud Natural Language, una tecnología de comprensión del lenguaje natural basada en inteligencia artificial desarrollada por Google. A partir de los comentarios en una hoja de cálculo esta aplicación es capaz de detectar el idioma, traducirlo al inglés, hacer un resumen de los sentimientos detectados por cada comentario y graficar estos datos. Esta aplicación puede ser muy útil para analizar de forma rápida las opiniones que dejan nuestros clientes sobre nuestros productos o servicios.

¿Te gustaría poder ver cómo funcionan estos documentos «mágicos»? Desde los enlaces que te he dejado un poco más arriba puedes hacer una copia de estas aplicaciones para probarlas o ver el código de Google Apps Script utilizado.

¿Cómo se utiliza Google Apps Script?

Para utilizar directamente Google Apps Script es necesario que tengas conocimientos de programación (permite crear aplicaciones con HTML, CSS y Javascript). Hay mucha documentación disponible y muchos ejemplos de aplicaciones ya desarrolladas. Así que es relativamente sencillo para usuarios con conocimientos de programación básicos desarrollar soluciones con esta plataforma. Si quieres echarle un ojo a las guías para desarrolladores puedes encontrarlas aquí.

Las aplicaciones se programan través de un editor de código que tiene este aspecto:

Puedes acceder a este editor de código desde una herramienta de Google con las opciones del menú «Herramientas», «Editor de secuencias de comandos».

Que no cunda el pánico, ya que si no sabes programar también puedes aprovecharte de muchas de las ventajas de esta herramienta gracias a los Add-ons o complementos. Son aplicaciones desarrolladas con Google Apps Script listas para instalar en un clic y comenzar a utilizar enseguida. Puedes ver todos los complementos disponibles desde la pestaña de «Complementos» o desde Google Workspace Marketplace.

La desventaja de usar estos Add-ons es que es posible que no cumplan exactamente tu necesidad y no te permitan automatizar del todo la tarea repetitiva de la que necesitas deshacerte. En este caso seguramente te salga a cuenta contratar a alguien que te desarrolle una pequeña aplicación a medida con Google Apps Script. Piensa que solo con que esta pequeña aplicación te ahorre una hora a la semana a lo largo del año estarás ahorrando un montón de tiempo.

¿Qué diferencia hay entre Google App Script y otras opciones de automatización?

Una alternativa al uso de Google Apps Script es utilizar aplicaciones de automatización como Zapier o Integromat. ¿Cuáles son las diferencias entre ambas opciones y cuándo deberías elegir una u otra?

Ventajas y desventajas de Zapier o Integromat

La gran ventaja de aplicaciones como Zapier o Integromat es que permiten programar automatizaciones de forma muy rápida o intuitiva ya que no es necesario emplear código. Otro punto fuerte de estas herramientas es que integran muchas aplicaciones, no solo aquellas del ecosistema de Google. Por lo tanto Zapier o Integromat son herramientas recomendadas si quieres conectar entre sí y automatizar flujos de trabajo entre muchas herramientas, sean o no de Google. Y si quieres generar automatizaciones relativamente sencillas y no tienes conocimientos de programación.

Una desventaja de Zapier e Integromat es que son herramientas de pago, pero te aseguro su precio en relación con las posibilidades que te pueden aportar y la cantidad de tiempo que te permiten ahorrar merece la pena.

Ventajas y desventajas de Google Apps Script

Por otro lado las ventajas de Google Apps Script son que se encuentra completamente integrada dentro del ecosistema de Google, que tenemos mayor flexibilidad que con Zapier e Integromat para programar soluciones totalmente personalizadas y que es completamente gratuita. Aunque es posible que si utilizas mucho las herramientas de Google necesites adquirir un plan de Google Workspace para tu empresa si las cuentas gratuitas de Google Drive y Gmail se te queden cortas.

Como inconvenientes tenemos que para poder sacarle todo el partido a esta herramienta más allá de utilizar los Add-ons que están ya desarrollados es necesario que sepamos programar. Aunque recuerda que si ni tú ni tu equipo tenéis conocimientos de programación siempre podéis contratar la programación a medida de una solución que os pueda facilitar vuestras actividades diarias. Si gran parte de vuestro trabajo se basa en tareas de ofimática como generar documentos y enviar correos una aplicación que os ayude a automatizar gran parte de estas tareas es una gran inversión que os va a compensar enseguida porque puede permitiros ahorrar un montón de tiempo.

En realidad no es una guerra entre ambas opciones, los dos tipos de herramientas de automatización son válidas y hay muchas soluciones que podrás conseguirlas con ambas opciones. Así que dependerá de tus conocimientos y necesidades el optar por una solución u otra.

Espero que este artículo te haya parecido interesante y que te haya servido para descubrir todas las posibilidades que Google App Script puede aportarte si empleas en tu día a día herramientas de Google. ¿He logrado convencerte para que le des una oportunidad a la automatización de tus tareas?

Descubre los mejores programas fáciles de usar pero muy potentes para automatizar tus tareas y ahorrar tiempo, esfuerzo y estrés a diario en tareas repetitivas.

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