Los 10 tips para no fracasar en la transformación digital de tu empresa

¿Quieres comenzar el proceso de digitalización de tu empresa? En esta entrada repasaremos 10 puntos que tienes que tener en cuenta si quieres que la transformación digital de tu negocio sea todo un éxito.

Muchos de estos consejos son un poco filosóficos: transmiten más una mentalidad y un marco de trabajo que una lista paso a paso de lo que tienes que hacer. Sin embargo no por ello subestimes la importancia de tener en cuenta todos estos aspectos.

Te aseguro que pueden ser claves para el éxito, o fracaso de tu estrategia.

Recuerda que lo importante no son estas ideas como tal sino su aplicación. Tienes que tener en cuenta estas pautas a la hora de actuar, para que estas ideas se materialicen en acciones concretas que te ayuden en el camino hacia un negocio digital.

1 – Pon el foco en las personas, no en las herramientas 🔎

Es un error basar una estrategia de transformación digital, por sencilla que sea, en las herramientas tecnológicas.

✔️ La tecnología tiene que adaptarse a tu equipo y tus clientes y no al revés.

❌ Cualquier proceso de digitalización está condenado al fracaso si no se planifica y ejecuta poniendo en el centro a las personas.

Por lo tanto tienes que tener siempre presente a tu equipo y a tus clientes a la hora de decidir qué cambios realizar y qué herramientas utilizar. Solo de este modo conseguirás que los resultados se encuentren alineada con lo más importante de tu empresa: las personas que lo componen.

Y como consecuencia la solución propuesta se encontrarán alineados con las necesidades de tu negocio.

2 – Transmite la importancia del cambio 💬

Antes de nada es necesario transmitir a compañeros, responsables y directivos la necesidad del cambio. Es muy importante que todo tu equipo»compre» la idea de la transformación digital, entienda sus beneficios y esté dispuesto a cambiar la forma de hacer las cosas.

Esto puede parecer muy obvio, pero no lo es tanto.

La mayoría de las publicaciones relacionadas con la transformación digital destacan la gran importancia de tener una cultura de empresa y una visión asociada con este cambio. Podemos extrapolar esto a la situación de una pequeña empresa entendiéndolo como que:

Todas las personas que componen el negocio tienen que creer en los beneficios que la digitalización les puede aportar.

En mi opinión la mejor manera de transmitir esta voluntad de cambio es hacer entender la verdadera necesidad. No es palabrería, ni se trata de engañar a la gente para convencerles (de hecho si piensas esto algo falla, porque tú mismo no confías mucho en ello).

Es una realidad que puede ser difícil de admitir pero que no por ello va a desaparecer. Si no aprovechas las posibilidades que la tecnología te aporta vas a terminar quedándote atrás. Sin la digitalización tu pequeño negocio tiene mucho más difícil poder enfrentarte a la competencia y sobrevivir.

3 – Logra la participación de todos 👥

La tecnología está para ayudaros, no para complicaros las cosas.

No solo tienes que transmitir esta idea sino que debes plantear los cambios a realizar de forma que esto sea realmente así.

Para ello es necesario que cuentes con la participación de los trabajadores que se van a ver afectados por los cambios en el proceso de planificación de la estrategia de transformación digital.

Esta participación tiene dos grandes beneficios. El primero es que te permite ajustar mucho más la solución a requerimientos «del día a día» y asegurarte de que cubre las necesidades reales. El segundo es que conlleva un sentimiento de pertenencia que les va a aportar compromiso con el cambio.

Una forma de potenciar esta participación de los trabajadores es a través de metodologías ágiles, como el scrum. Esta forma de trabajar funciona muy bien en proyectos en las que la colaboración y la toma de decisiones en equipo son muy importantes. El marco de trabajo propuesto por esta metodología incluye un reparto de roles y planificación de tareas y reuniones siguiendo unas pautas y basándose en unos valores y principios.

Quizás esta metodología no sea adecuada para la actividad principal de tu negocio si por tu tipo de trabajo no se plantean continuamente problemas a los que haya que dar respuesta de forma innovadora y creativa.

Sin embargo se ajusta muy bien a la naturaleza del proceso de transformación digital, por lo que puede ser muy recomendable aplicar esta metodología como base para gestionar el proceso de digitalización. Aunque puede que el marco de trabajo no sea del todo extrapolable a tu trabajo del día a día muchos de los valores y principios de esta metodología pueden serte de utilidad.

4 – Olvida el «siempre se ha hecho así» ❌

La inercia de hacer las cosas «como siempre se han hecho» puede ser tu principal enemigo. El que algo lleve mucho tiempo haciéndose de una forma no significa que sea la mejor.

Con el tiempo tu negocio y todo lo que lo rodea cambia. Surgen nuevas herramientas que hace años no existían y que ahora os pueden ayudar. Los clientes tienen otras necesidades diferentes y demandan otros servicios. Tu equipo crece y tus productos evolucionan.

No puedes estancarte en una manera de hacer las cosas que funcionaba en el pasado porque va a llegar un momento en el que deje de funcionar. La transformación digital de tu empresa va a implicar cambios en tu modo de trabajar y eso va a suponer que vais a tener que salir de la zona de confort.

¡Pero merece la pena!

Al principio de cualquier cambio hay un periodo de adaptación inicial, durante el que os familiarizáis con las nuevas herramientas y aprendéis a utilizarlas. En este periodo vais a tener que hacer un esfuerzo extra y es posible que tardéis un tiempo en obtener resultados. E incluso que debido a la inexperiencia haya algún fallo o algo no termine de funcionar del todo bien.

Esta barrera de entrada inicial es mucho más complicada de superar si las personas que componen la empresa no tienen realmente una voluntad de cambio que les aporte la motivación, la confianza y la paciencia necesaria para perseverar en esta primera etapa.

Esto no significa que tengas que insistir en adoptar un modo de hacer las cosas a toda costa. Es importante que analices qué es lo que funciona y lo que no para generar ideas de posibles cambios y mejoras a implementar. Y no tienes que dudar dudar en volver atrás y plantear las cosas distintas si te das cuenta de que algo no funciona.

Ojo, siempre y cuando hayas detectado realmente cuál es el motivo de que no funcione y sea por que realmente la solución no es la adecuada, no por el periodo de adaptación inicial o por una falta de voluntad de tu equipo de darle una oportunidad a los cambios.

5 – Cuenta con el cliente y escucha su feedback 👂

No pierdas nunca de vista a tus clientes. Son uno de los grandes motivos por el que tenemos que digitalizar nuestra empresa: cada vez los clientes son más digitales y en consecuencia nos exigen soluciones digitales.

Sin embargo, ten en cuenta que estas soluciones respondan a las demandas de nuestros clientes y estén acordes con sus competencias digitales. Debes conocer a tus clientes. No puedes plantear la transformación digital de tu empresa del mismo modo si tu público objetivo son universitarios que si son jubilados.

También tienes que intentar obtener la máxima retroalimentación respecto a los cambios que incorporéis en el negocio y cómo les afectan. Y no solo escuchar sus opiniones y propuestas sino analizarlas y tenerlas en cuenta. Si varios clientes se quejan de algo en concreto o sugieren un cambio es un claro indicativo de que hay un problema o posibilidad de mejora.

6 – Cuantas menos herramientas y más sencillas mejor 👍

Muchas veces menos es más.

Intenta buscar herramientas que te permitan cubrir tus necesidades de la forma lo más sencilla posible. Si decides utilizar herramientas complejas y avanzadas tiene que ser porque realmente las necesitas.

¿Es mejor una bicicleta o un jet privado?

Depende para que, para ir a comprar el pan es mucho mejor utilizar una bicicleta. 😀

A la hora de elegir herramientas a utilizar hay que tener en cuenta que estas «sean de nuestra talla». Seguro que no te compras prendas de ropa que te queden demasiado grandes o pequeñas porque te van a resultar incómodas. Lo mismo pasa con las herramientas a utilizar en tu empresa.

Tan malo es que una herramienta esté por debajo de nuestras necesidades como que esté por encima.

Cuanto más compleja es una herramienta es más cara y más difícil de utilizar. Esto no es un inconveniente si el problema que nos soluciona es complejo, porque la inversión en tiempo y en dinero merecerá la pena. Sin embargo si utilizamos herramientas complejas para solucionar problemas simples puede que sea peor el remedio que la enfermedad.

La nube y el software como servicio (SaaS) han abaratado los costes y democratizado el acceso a la tecnología a las pequeñas empresas, que ahora pueden acceder a softwares con muchas posibilidades.

Hay un gran abanico de posibilidades a utilizar y seguro que alguna se ajusta a tus necesidades, pero tienes que saber seleccionar la herramienta adecuada.

7 – Primero el proceso y luego la herramienta 📝

A la hora hacer una selección de herramientas a utilizar no solo tienes que tener en cuenta las características de las distintas herramientas disponibles, sino también las necesidades concretas de tus procesos.

Puede que entre dos herramientas una sea muy superior a otra en funcionalidad pero le falte justo una característica clave imprescindible para tu negocio que haga que sea mejor que escojas la opción que a priori parecía más limitada.

Por lo tanto, tienes que partir de tus procesos y comenzar determinando tus requerimientos, y a partir de ahí seleccionar las aplicaciones, no partir de una herramienta en concreto y adaptar tus procesos a las características del software. El primer paso para seleccionar herramientas es tener claros tus procesos, y si estos no están definidos tienes que establecerlos.

Solo el hecho de definir estos procesos te va ayudar a gestionar mejor tus operaciones, incluso sin la incorporación de la tecnología.

Ten en cuenta también que no todo se puede digitalizar ni automatizar, no pretendas poner tu negocio en piloto automático. Incluso aunque automatices algunos procesos vas a tener que seguir estando pendiente de como va todo y hay tareas en las que la participación humana es indispensable.

Pero sí que vas a poder implementar algunos cambios que pueden ser muy importantes para libraros de las tareas repetitivas en las que no aportáis valor, y ganar tiempo para dedicar a las actividades en las que sí marcáis la diferencia.

8 – Facilita el proceso de cambio 👌

Las modificaciones incorporadas tienen que ser progresivas para poder ir midiendo, analizando y mejorando los resultados.

Esto no quiere decir que no se puedan llegar a hacer cambios muy profundos y conseguir implementar herramientas muy avanzadas. Pero será mejor hacerlo poco a poco a través de un plan temporizado en el que vas introduciendo modificaciones progresivamente, que intentar cambiarlo todo de golpe.

También es recomendable si es posible realizar una prueba de los cambios en un entorno más pequeño y controlado. Por ejemplo puedes comenzar utilizando algunas herramientas solo para algunos miembros del equipo y una vez comprobado que cumplen vuestras necesidades incorporar al resto. O probar los cambios que afecten a proveedores y clientes primero con un pequeño grupo de confianza para poder corregir fallos y mejorar los sistemas antes de utilizarlos con todos. De esta manera minimizarás los riesgos y las consecuencias de que pueda salir algo mal.

Por último, es fundamental acompañar la implantación de nuevas herramientas tecnológicas con una formación a tu equipo para que la curva de aprendizaje sea lo más baja posible y puedan sacar el máximo partido a las herramientas.

9 – Piensa en el medio y largo plazo ➡️

A la hora de decidir qué herramientas utilizar no solo hay que pensar en que estas satisfagan tus requerimientos actuales, sino que también hay que pensar en el medio y en el largo plazo para saber si en un futuro estas van a ser capaces de solucionar tus necesidades.

Intenta utilizar en la medida de lo posible herramientas escalables, que permitan adaptar sus funcionalidades al crecimiento de la empresa. Por ejemplo si quieres crear una página web para tu empresa y es posible que en un futuro quieras utilizarla para tener una tienda online es mejor crearla directamente en una plataforma que te permita esa opción.

La mayoría de las aplicaciones SaaS cumplen con esta característica de escalabilidad, ya que suelen tener varios planes de pago con distintas opciones y puedes elegir el que mejor se adapte a tu situación actual. También son muy interesantes las herramientas que funcionan a través de módulos y que permiten añadir y quitar funcionalidades para adaptarse a la situación actual de tu empresa.

En caso de que veas que es posible que una herramienta se te vaya a quedar corta tienes que asegurarte que permita una fácil migración a otras, para que cuando tengas que cambiar de herramienta en un futuro sea lo más sencillo posible. Por ejemplo si seleccionas una herramienta para gestionar tus clientes tendrás que asegurarte de que te permite exportar fácilmente todos los datos para importarlos en otra aplicación.

10 – Pon fecha de inicio pero no de fin: mejora de forma continua 🔄

Es importante no entender la transformación digital como una acción puntual, sino considerarla un proceso continuo, en constante evolución. Tienes que entender la digitalización de tu empresa como una gran oportunidad de mejorar todos los días.

Si consigues transmitir esta mentalidad de querer hacer las cosas cada vez mejor tienes mucho ganado. Esto requiere una actitud abierta a la crítica constructiva y al cambio. Hay que estar constantemente en busca de fallos, y no verlos como errores sino como posibles puntos de mejora.

Esto no sucede de casualidad, establece mecanismos como reuniones periódicas de evaluación o sistemas de propuestas de nuevas ideas que favorezcan este ambiente de mejora continua.

¡Esto es todo!

Espero que estos consejos te hayan resultado útiles y sobre todo que puedas aplicarlos.

¿Has tenido alguna experiencia en la que uno de estos aspectos ha hecho que un proyecto fracase? O al revés, ¿has conseguido tener éxito gracias a tener en cuenta alguno de uno de estos puntos?

¡Cuéntamelo en los comentarios! ⬇️⬇️⬇️