Por Laura Maestro
Un buen programa de formularios es la manera más rápida y eficiente de recolectar información de manera ordenada. En este artículo te mostramos las mejores opciones para que encuentres la herramienta perfecta para tus necesidades.
¿Te gustaría crear formularios fáciles de usar y sin complicaciones? 📝✨ Ya sea para encuestas, registros o solicitudes, los programas de formularios son la herramienta perfecta para que puedas recopilar información de manera eficiente y profesional.
Con estas herramientas, podrás diseñar formularios personalizados, recopilar respuestas automáticamente y hasta analizar los resultados, todo en un par de clics. ¡Olvídate de las hojas de cálculo desordenadas y los formularios en papel!
En este post, te contaré sobre los mejores programas de formularios para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y empezar a crear formularios sin estrés. 🚀
Un programa de formularios es una herramienta que permite crear, gestionar y procesar formularios digitales. Estos formularios son utilizados para recolectar información de los usuarios, como encuestas, registros, solicitudes de contacto o pagos. Los programas de formularios permiten crear formularios personalizados sin necesidad de codificación, facilitando su integración en sitios web y otros sistemas.
✅ Recopilación de datos: Permite recolectar información de clientes o usuarios de manera estructurada, ya sea para encuestas, registros de contacto, pedidos, entre otros.
✅ Automatización del flujo de trabajo: Los formularios pueden integrarse con otros sistemas para automatizar procesos, como la creación de nuevos registros en bases de datos, la generación de correos de confirmación o el seguimiento de clientes.
✅ Personalización de formularios: Se pueden diseñar formularios según las necesidades específicas del negocio, añadiendo campos personalizados, lógica condicional y validación de datos.
✅ Mejor experiencia de usuario: Ofrecen una interfaz fácil de usar, lo que facilita a los usuarios completar formularios sin dificultad, mejorando la tasa de conversión.
✅ Análisis y reporte de datos: Muchos programas permiten visualizar los datos recolectados en tiempo real, generando informes y análisis útiles para la toma de decisiones.
Una escuela de idiomas utiliza un programa de formularios para:
🔹 Recolección de inscripciones: Crear formularios para que los estudiantes se inscriban a cursos de idiomas, con campos específicos para seleccionar horarios, niveles y opciones de pago.
🔹 Encuestas de satisfacción: Diseñar encuestas para recoger la opinión de los estudiantes sobre los cursos, lo que permite mejorar los servicios ofrecidos.
🔹 Solicitar información adicional: Usar formularios para obtener detalles adicionales de los estudiantes, como preferencias de aprendizaje o necesidades específicas, que pueden personalizar la experiencia educativa.
La más completa y personalizable
Autónomos y microempresas
Desde 34€/mes
En la nube (SaaS)
Recomendado
Facilidad de uso:
Fácil (interfaz amigable)
Planes de precio
● Jotform Free Gratuito
● Jotform Bronze (34€/mes)
● Jotform Silver (39€/mes)
● Jotform Gold (49€/mes)
SABER MÁS DE Jotform
Formularios interactivos y atractivos
Cualquier tamaño de empresa
Desde 21€/mes
En la nube (SaaS)
Referente o líder
Facilidad de uso:
Fácil (interfaz amigable)
Planes de precio
● Typeform Basic (21€/mes)
● Typeform Plus (46€/mes)
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● Typeform Growth Essentials (150€/mes)
● Typeform Growth Pro (258€/mes)
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SABER MÁS DE Typeform
PRUÉBALO GRATIS
Plan gratuito con formularios ilimitados de 10 preguntas y 10 respuestas al mes
Formularios eficientes, resultados rápidos.
Cualquier tamaño de empresa
Desde 83$/mes con 1 usuario
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Fácil (interfaz amigable)
Planes de precio
● Formstack Forms (83$/mes con 1 usuario)
● Formstack Suite (250$/mes con 3 usuarios)
SABER MÁS DE Formstack
Formularios personalizados con facilidad.
Autónomos y microempresas
Desde 19$/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
● Cognito Forms Free Gratuito
● Cognito Forms Pro (19$/mes)
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● Cognito Forms Enterprise (129$/mes)
SABER MÁS DE Cognito Forms
Formularios rápidos y personalizables.
Autónomos y microempresas
Desde 8$/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
● Wispform Essential (8$/mes)
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SABER MÁS DE Wispform
Con formularios ilimitados gratuitos
Autónomos y microempresas
Desde 20€/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
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SABER MÁS DE Tally.so
La herramienta de formularios de Monday.com
Cualquier tamaño de empresa
Desde 25$/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
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● WorkForms Standard (25$/mes)
● WorkForms Premium (49$/mes)
SABER MÁS DE WorkForms
PRUÉBALO GRATIS
Plan gratuito con 1 usuario, 100 envíos/mes y formularios ilimitados
Formularios rápidos y personalizables.
Cualquier tamaño de empresa
Desde 15$/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
● Fillout Free forever Gratuito
● Fillout Starter (15$/mes)
● Fillout Pro (40$/mes)
● Fillout Business (75$/mes)
SABER MÁS DE Fillout
La opción de Microsoft
Cualquier tamaño de empresa
Desde 5.6€/mes por usuario
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Muy fácil (interfaz muy intuitiva)
Planes de precio
● Microsoft Business Basic (5.6€/mes por usuario)
● Microsoft Business Standard (11.7€/mes por usuario)
● Microsoft Business Premium (20.6€/mes por usuario)
SABER MÁS DE Microsoft Forms
La herramienta del ecosistema de Zoho
Pequeña empresa
Desde 10€/mes
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Fácil (interfaz amigable)
Planes de precio
● Zoho One (usuarios flexible) (90€/mes por empleado)
● Zoho Forms Free Gratuito
● Zoho Forms Basic (10€/mes)
● Zoho Forms Standard (25€/mes)
● Zoho Forms Professional (50€/mes)
● Zoho Forms Premium (90€/mes)
● Zoho One (37€/mes por empleado)
SABER MÁS DE Zoho Forms
Para crear formularios dentro de Wordpress
Cualquier tamaño de empresa
Desde 59$/año
Autohospedable
Recomendado
Facilidad de uso:
Medio (requiere formación básica)
Planes de precio
● Gravity Forms Basic (59$/año)
● Gravity Forms Elite (259$/año)
● Gravity Forms Pro (159$/año)
SABER MÁS DE Gravity Forms
La opción para recoger leads de Pipedrive
Pequeña empresa
Facilidad de uso:
Muy fácil (interfaz muy intuitiva)
SABER MÁS DE Pipedrive (formularios web)
La herramienta de formularios más popular
Autónomos y microempresas
Desde Gratuito A medida
En la nube (SaaS)
Facilidad de uso:
Muy fácil (interfaz muy intuitiva)
Planes de precio
● Google Workspace Gratuito Gratuito
SABER MÁS DE Google Forms
Los formularios digitales son una herramienta clave para recoger información de clientes, leads, proveedores o empleados. Ya sea para encuestas, inscripciones, pedidos, evaluaciones o soporte, elegir un buen programa de formularios puede marcar la diferencia entre obtener datos útiles o perder oportunidades.
Aunque a simple vista parezca una decisión menor, la elección influye en la experiencia del usuario, la calidad de los datos y la eficiencia de los procesos internos.
El programa debe permitir crear formularios de forma rápida e intuitiva, sin necesidad de conocimientos técnicos. Una interfaz visual con opción de arrastrar y soltar campos (drag & drop) suele ser lo más cómodo para usuarios no técnicos.
También es importante que el diseño sea personalizable, para adaptarse a la identidad visual de la empresa y generar confianza en quien lo rellena.
No todos los formularios se limitan a campos básicos como nombre y email. En muchos casos se necesitan menús desplegables, adjuntos, firmas digitales, valoraciones o campos que se muestren u oculten en función de respuestas anteriores.
Contar con lógica condicional (también llamada lógica de salto o lógica avanzada) permite crear formularios más dinámicos, sin sobrecargar al usuario con preguntas innecesarias.
Un buen formulario no termina cuando se envía. Lo ideal es que esté conectado con otros sistemas: CRM, bases de datos, herramientas de email marketing, hojas de cálculo o plataformas de automatización como Zapier, Make o n8n.
Esto permite que cada envío desencadene acciones automáticas: notificaciones, actualizaciones, segmentaciones o respuestas personalizadas.
Recoger datos implica responsabilidad. Es fundamental que el programa permita añadir cláusulas legales claras, recoger consentimientos y cumplir con normativas como el RGPD.
También es importante que los datos estén almacenados en servidores seguros, preferiblemente en la UE si se opera en Europa, y que haya opciones de exportación o eliminación si el usuario lo solicita.
Un formulario mal diseñado puede hacer que una persona abandone antes de enviarlo. Por eso es importante que la herramienta permita optimizar la experiencia en móviles, usar formularios paso a paso (multisección) y ofrecer retroalimentación clara al usuario.
La rapidez de carga, la accesibilidad y la posibilidad de guardar respuestas para continuar más tarde también pueden marcar la diferencia en determinados contextos.
Muchas herramientas ofrecen planes gratuitos o freemium, pero con limitaciones importantes: número de formularios activos, respuestas mensuales, integraciones disponibles o eliminación de marca.
Antes de elegir, conviene revisar bien las condiciones del plan gratuito o valorar si el plan de pago justifica su precio según las funcionalidades que realmente se necesiten.
En resumen, al elegir un programa de formularios conviene pensar más allá del diseño: facilidad de uso, integraciones, legalidad, automatización y experiencia del usuario son claves para obtener datos útiles sin generar fricción. Una herramienta bien elegida no solo mejora el proceso de recogida, sino que optimiza todo lo que ocurre después del clic en «Enviar».
Si tu empresa recopila datos de manera recurrente, como encuestas, registros de clientes, solicitudes o inscripciones, es posible que un programa de formularios sea una herramienta clave para optimizar la recopilación y gestión de información. La necesidad de un programa de formularios surge principalmente cuando los métodos tradicionales, como hojas de cálculo, correos electrónicos o formularios en papel, ya no son suficientes para manejar la cantidad de datos o la complejidad de los procesos.
Una señal clara de que necesitas un programa de formularios es cuando empiezas a notar que los procesos manuales generan errores o demoras. Si estás utilizando métodos tradicionales para recopilar información, es posible que los datos no se registren correctamente, se pierdan o se necesiten múltiples pasos para organizar la información. Esto aumenta el riesgo de errores y retrasa la toma de decisiones.
Otro indicio es la falta de automatización. Si después de recopilar los datos debes hacer tareas adicionales como enviar correos electrónicos, generar informes o integrar esos datos en otros sistemas, un programa de formularios puede automatizar estos procesos y ahorrar mucho tiempo. La integración automática con herramientas de gestión, CRM o bases de datos también te ayudará a mantener la información centralizada y actualizada.
También, si necesitas recopilar datos desde diferentes dispositivos (como ordenadores, móviles o tablets), contar con un sistema de formularios optimizado para este tipo de acceso mejorará la experiencia del usuario y facilitará la recopilación de información.
Si bien un programa dedicado de formularios puede ser la opción más eficiente, existen alternativas para empresas que aún no están listas para implementarlo completamente o que desean probar otras opciones.
Una alternativa es utilizar plataformas que ya tengas integradas, como CRM, plataformas de email marketing o sistemas de gestión de clientes, que permiten crear formularios directamente desde su interfaz. Por ejemplo, herramientas como Mailchimp, Zoho CRM o HubSpot permiten crear formularios que se sincronizan automáticamente con tu base de datos de clientes o listas de correo.
Otra opción es integrar formularios dentro de tu página web si ya tienes un sitio en funcionamiento. Plataformas como WordPress o Wix permiten la creación de formularios personalizados que pueden ser usados para recopilar información directamente en tu página sin necesidad de un programa específico.
Además, puedes optar por conectar tus formularios a otras herramientas utilizando plataformas de automatización como Zapier o Integromat. Estas herramientas permiten que los formularios que crees en plataformas como Google Forms o Typeform se integren automáticamente con otros sistemas como tu CRM, base de datos o herramienta de gestión de tareas, mejorando la eficiencia y reduciendo los errores manuales.Autom
Crear formularios sin el programa adecuado es como intentar llenar una piscina con una taza: ¡te lleva mucho más tiempo de lo que debería! 🏊♂️📄 Con la herramienta correcta, puedes diseñar formularios de manera fácil y eficiente, sin complicaciones.
Espero que esta lista te haya ayudado a encontrar la opción ideal para tus necesidades. ⏳💡 ¿Ya usas algún programa de formularios? ¡Cuéntame en los comentarios cuál te ha funcionado mejor y por qué! 🚀📢
