Si quieres poder olvidarte del papel y pasar a gestionar todos tus documentos de forma digital es necesario un sistema de firma electrónica.
Este tipo de herramientas te permiten ahorrar tiempo de gestión, especialmente si estos documentos tienen que firmarlos varias personas o si tienes que enviar un mismo tipo de documentos a muchas personas. Y sobre todo es mucho más fácil para tus clientes, que no tienen que imprimir, escanear y enviarte estos documentos, o que acudir en persona para firmarlos.
Vamos a ver las mejores aplicaciones de firma electrónica y comparar las características de estas herramientas en sus distintos planes de precio.
Los mejores programas de firma digital
SignNow: económica pero potente
SignNow es una aplicación de firma digital muy completa, con un precio ajustado. Destacan especialmente sus funciones avanzadas para la generación de documentos, permitiendo crear plantillas desde la que el firmante puede rellenar los campos para aportar su datos, y los flujos avanzados que permiten automatizar el proceso de firma.
El plan de Business de 8$ al mes permite usar plantillas ilimitadas, campos rellenables básicos y la aplicación móvil. El plan Business Premium de 15$ permite además establecer recordatorios y notificaciones, personalizar los envíos con la imagen de marca, hacer envíos masivos, generar enlaces para la firma de un documento y enviar varios documentos en grupo. El plan Enterprise de 30$ al mes posibilita la firma secuencial de varios firmantes, utilizar campos condicionales y que incluyan cálculos y permitir adjuntar archivos a los firmantes.
La principal desventaja de SignNow es que, como suele ser habitual en este tipo de aplicaciones, limita el número de firmas en la suscripción. Estos planes incluyen los 100 primeros envíos al año y a partir de ahí, es necesario comprar créditos adicionales para aumentar este número.
SignNow ofrece también una opción de pago por firma de 1,5€ por firma y que permite el acceso completo a la API, dirigida a empresas que desean integrarla con otras aplicaciones y automatizar el proceso de solicitud de firma.
Por lo tanto SignNow es una opción muy robusta, con un precio más económico que otras opciones con funcionalidades similares. Incluye una opción de prueba gratuita, sin necesidad de introducir los datos de tarjeta, así que ¡pruébalo tu mismo!
Breeze Doc: la opción de pago único
Breeze Doc es la aplicación de firma digital de Appsumo, que destaca por ofrecer una licencia life-time, por el que con un solo pago se puede acceder a ella de por vida.
El plan gratuito incluye hasta 10 documentos al mes, plantillas ilimitadas y varios receptores. El plan Individual amplía el límite a 20 documentos al mes por un solo pago de 29$, y aporta características avanzadas como permitir recordatorios, personalizar los emails y reducir el branding de BreezeDoc. Por último con el plan Agencia (59$), se pueden enviar hasta 100 documentos al mes, eliminar por completo la publicidad de BreezeDoc e incluir un logo personalizado.
Por lo tanto Breeze Doc es una opción algo más simple que otras opciones, pero que puede ser suficiente para casos sencillos. Por el precio que tiene no se puede pedir mucho más. ¡Crea tu cuenta life-time!
Zoho Sign: permite envíos ilimitados
Breeze Doc es la opción de firma digital dentro del ecosistema de Zoho. Zoho se destaca por ofrecer una suite de software empresarial muy extensa y completa, a precios muy competitivos.
Su apuesta para la firma digital es Zoho Sign, y su gran particularidad es que el plan Professional (16€/mes por usuario) permite firmas ilimitadas, lo que no suele ser habitual, ya que normalmente en este tipo de programas el precio es por envío.
Además, el plan gratuito permite enviar hasta 5 sobres al mes, y el plan Standard (10€/mes por usuario) amplia este límite a 25, además de permitir funciones avanzadas como flujos de aprobación, envío por SMS y autenticación de los receptores.
Zoho Sign es por lo tanto una opción muy interesante, especialmente con su plan Professional si necesitas enviar un gran número de firmas desde un solo usuario. Puedes empezar creando una cuenta gratuita para acceder a los 5 envíos al mes y ver si te convence.
Certifirma: con tecnología avanzada de firma biométrica
Certyfirma es una plataforma de firma digital que destaca por que permite firmar los documentos de manera biométrica. Es decir, una vez validados sus datos biométricos, el firmante puede firmar un documento simplemente mostrando su cara desde la cámara de su móvil o portátil.
Certyfirma ofrece tres planes de precio, Startup (17,95€/mes) con 5 firmas/mes, Business (34,95 €/mes) con 10 firmas/mes y Enterprise (59€/mes) con 20 firmas/mes. Se puede ampliar este número de firmas, adquiriendo créditos adicionales, con precios que van 1,18€€ hasta los 0,29€ por firma, dependiendo del número de firmas extra contratadas.
Certyfirma no incluye opciones para que el firmante pueda rellenar alguno de los campos, y por lo tanto no permite trabajar con plantillas de firma, ya que está orientado únicamente a la firma, no a la generación del documento.
Obviamente, para poder utilizar la firma biométrica es necesario un proceso de registro de los firmantes y validación de sus datos biométricos que resulta algo más complejo que otras opciones, en las el firmante puede firmar directamente desde un enlace en su mail.
A cambio, Certyfirma aporta una firma electrónica avanzada, con una tecnología propia de verificación biométrica y blockchain, que resulta muy ágil y permite firmar un documento en segundos, especialmente al realizarlo a través del móvil. ¡Pruébalo tu mismo!
DocuSign: la plataforma líder para grandes empresas
Docusign es la plataforma más utilizada para firmar online en todo el mundo, utilizada por 500.000 empresas y que permite enviar documentos en 13 idiomas y firmar en 43.
Es una solución con muchas opciones, que permite enviar correos con varios firmantes y permitirles firmar de forma simultánea o secuencial, recopilar información a través de campos personalizados y tiene aplicación móvil.
Es una alternativa que destaca por su gran número de integraciones con otras aplicaciones. Por lo tanto, al ser una alternativa muy robusta y líder del sector, está más posicionada para empresas más grandes y su precio es algo superior al de otros competidores.
La cuenta personal cuesta 9€ al mes y permite a un usuario firmar hasta 5 documentos al mes. La cuenta Estándar cuesta 23€ al mes e incluye recordatorio y notificaciones y personalización de marca. La cuenta Business Pro 38€ al mes incluyendo opción de firmas en persona, envíos masivos, adjuntos del firmante y formularios web (Powerforms).
Las cuentas Estándar y Business Pro tienen una limitación de 100 envíos al año, y por encima de este número es necesario personalizar el precio del plan para ajustarlo a tu uso. Este límite en mi opinión se puede quedar algo corto y hace que sea una opción más cara que otras si tu negocio necesita enviar y firmar un volumen alto de documentos. Pero si estás por debajo de este número de envíos Docusign puede ser una opción sólida para tu empresa.
Otras alternativas para firmar documentos
Si necesitas que usuarios de los que no tienes su correo electrónico rellenen y firmen documentos, o quieres hacer que estos documentos estén accesibles para muchas personas una forma sencilla es permitir rellenar y firmar estos documentos a través de un formulario insertado en tu página web. Dos opciones de formularios que te permiten hacer esto son Jotform y Gravity Forms de forma que:
- Tienes un formulario en tu página web que incluye campos con los datos que necesitas que tu cliente introduzca y desde el que puede firmar.
- Con esos datos se genera de forma automática la documentación necesaria.
Otra opción que puedes utilizar para firmar tus documentos es Pandadoc, una aplicación de generación de documentos que además incorpora la posibilidad de firmas electrónicas.
Vamos a ver un poco más en profundidad estas opciones.
Jotform: formulario en línea muy potente
Jotform es una opción increíble para crear formularios en línea que luego embeber o incrustar en nuestra página web o compartir a través de un enlace. Permite generar formularios con un montón de campos y uno de ellos es el de firma digital, por lo que también podemos utilizarlo para esto.
Jotform es una herramienta muy potente, que permite opciones avanzadas de generación de formularios con campos condicionales, automatizar el envío de correos electrónicos con las respuestas e incluye integraciones nativas con más de 80 aplicaciones. Entre ellas Stripe para permitir pagos online, Google Drive para almacenar los documentos generados de forma personalizada y plataformas de email marketing como Mailchimp y Active Campaign para sincronizar datos de contactos.
El plan gratuito de esta aplicación incluye el envío de hasta 100 formularios al mes y también incluye opciones de 1000 envíos al mes por 24$, 10000 por 29$ y 100000 por 79$. Crea tu cuenta gratuita y descubre esta gran herramienta.
Gravity Forms: para crear tu formulario en WordPress
Es posible que en tu caso sea más útil incorporar un formulario en tu página web en WordPress a través de un plugin, por ejemplo si necesitas realizar alguna acción en tu página web en función de los datos recogidos en tu formulario.
Para ello puedes utilizar el plugin Gravity Forms junto con los addons Signature y Gravity PDF. Es sin duda una gran opción para incorporar formularios con firmas en tu web. ¿Te animas a probarla?
PandaDoc: plataforma de administración de documentos
Por último, otra opción que puedes plantearte no solo para firmar tus documentos sino también para mejorar tu proceso de creación de documentos es la aplicación PandaDoc.
La versión gratuita de esta aplicación permite documentos y firmas ilimitadas, pagos y el uso de su aplicación móvil. Con las versiones de pago además podrás utilizar plantillas, enviar estos documentos de forma masiva y obtener los datos para tus documentos a través de formularios.
¡Esto es todo! Espero que el artículo te haya sido útil. ¿Utilizas alguna de estas aplicaciones o crees que podrían ayudarte a mejorar tu gestión de la documentación? Cuéntamelo en los comentarios ⬇⬇⬇
Muy buena información, todas son empresas muy interesantes y que tienen mucho que ofrecer.
excelente